Adressen von Outlook in Word übernehmen

Es kommt sehr oft vor, dass Adressen aus Outlook in ein Word Dokument eingefügt werden sollen. Dabei soll dies möglichst schnell und einfach zu erledigen sein.

Um Adressen aus Outlook in Word einzufügen, steht Ihnen ein eigener Befehl zur Verfügung. Sie finden diesen jedoch nicht in den Menüs und Symbolleisten, welche in Word bereits vorgegeben sind. Sie können den benötigten Befehl jedoch einfach hinzufügen. Hierzu führen Sie zunächst in Word den Befehl „Extras | Anpassen“ aus. Im Register „Befehle“ klicken Sie dann Bitte im Feld „Kategorien“ auf das Feld „Alle Befehle“. Es wird Ihnen dann eine ganze Liste von möglichen Befehlen angezeigt. Wählen Sie aus der Liste den Befehl „EinfügenAdresse“ aus. Sie können diese hierzu einfach auf eine freie Fläche innerhalb der Symbolleiste ziehen. Anschließend wählen Sie die Option „schließen“ um den Dialog zu beenden.

Öffnen Sie nun ein Word Dokument und klicken Sie an der Stelle, an der die Adresse eingefügt werden soll auf die neu hinzugefügte Schaltfläche „Einfügen/Adresse“. Im Anschluss öffnet sich eine Liste, in der alle in Outlook vorhandenen Namen angezeigt werden. In der Zeile „Namen anzeigen aus“ wählen Sie nun bitte das gewünschte Adressbuch bzw. die benötigten Outlook Kontakte aus, in dem Sie diese einfach markieren. Durch Klicken auf „OK“ werden die ausgewählten Adressen in das Word Dokument eingefügt. Für den Fall, dass Sie dieselbe Adresse öfters benötigen, finden Sie eine Übersicht der zuletzt verwendeten Adressen. Diese können dann einfach erneut ausgewählt werden.

Für den Fall, dass Sie eine Word Version ab 2007 nutzen, dann wählen Sie bitte den Befehl „Datei | Optionen“. Sie können anschließend mit einem Klick auf „Menüband anpassen“ die Standardsymbolleiste erweitern. Sie müssen dann anschließend unter „Befehle auswählen“ auf „Alle Befehle“ umstellen. In der nun angezeigten Liste suchen Sie dann den Eintrag „Adressbuch“ und legen durch einen Klick auf „Neue Gruppe“ eine eigene Gruppe an. Hier können Sie anschließend das Adressbuch hinzufügen. Danach können Sie einfach auf die Schaltfläche „Adressbuch“ klicken um sich Ihre Outlook Kontakte anzeigen zu lassen. Diese können dann einfach durch Markieren in das jeweilige Word Dokument eingefügt werden.

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