Excel: Arbeiten mit einer Pivot-Tabelle

Die Flut der Daten nimmt immer weiter zu. Im gleichen Maße verlieren Sie als zuständige Person immer mehr den Überblick. Doch häufig sind die vielen unterschiedlichen Datentabellen in Tabellenkalkulationen, Datenbankanwendungen, Websites oder Analyseprogrammen strukturell ähnlich. Viele Tabellen lassen sich auch übersichtlich zusammenfassen und miteinander verbinden. Dafür benötigen Sie nur ein wenig Kenntnis in Bezug auf Pivot-Tabellen. Sie sind bereits seit Jahren und vielen Versionen Bestandteil aller gängigen Office-Produkte. Welchen Nutzen kann Ihnen das Arbeiten mit einer solchen Form der Datendarstellung bringen?

Was zeichnet eine Pivot-Tabelle aus? Was macht sie anders?

Normale Tabellen haben Spaltenüberschriften und dazugehörige Zeilen, die meistens auch als Datensätze bezeichnet werden können. Wenn neue Daten hinzukommen, wächst eine solche Tabelle nach „unten“ weiter, da in einem solchen Fall eine oder mehrere Zeilen angehängt oder eingefügt worden sind. Bei einer Pivot-Tabelle sind aber nicht nur die Zeilen mit veränderbaren Größen versehen. Auch bei den Spalten ist es ganz genauso.

Sie können daher mit einer Pivot-Tabelle beispielsweise Daten in einer kreuzweisen Darstellung anordnen. Dabei ist es auch möglich, auf zwei Datenquellen zuzugreifen. Sie benötigen allerdings Daten, die zusammenpassen, denn in der Pivot-Tabelle entstehen bei der zweidimensionalen Darstellung der Daten Knotenpunkte, die stimmig sein müssen.

Beispiel für eine Pivot-Tabelle: Mitarbeiter und Quartalsumsatz

Nehmen wir eine Pivot-Tabelle, in der die Mitarbeiter in den Zeilen eingetragen werden. In der ersten Spalte bzw. Zelle dieser Zeile steht dann der Name der jeweiligen Person. Die einzelnen Quartale stehen ab der zweiten Spalte in den Spaltenüberschriften. Sie bringen hier eine Mitarbeiter-Tabelle mit einer Quartalsumsatztabelle in Bezug. Nehmen wir Mitarbeiter A. In der Spalte für das 1. Quartal 2012 steht der von ihm in dieser Zeit erwirtschaftete Umsatz. Diese Zelle ist der Knotenpunkt für Mitarbeiter A und dem 1. Quartal 2012.

Ein anderes Beispiel wäre eine Kreuztabelle mit den Ergebnissen aus den Spielen einer Saison der Fußball-Bundesliga. Vielleicht kennen Sie diese Darstellung. Jeder Verein hat hier eine Zeile und eine Spalte. Die Ergebnisse sind dann die Knotenpunkte, die durch die Zusammenführung der beiden Tabellen „Heimspiele“ und „Auswärtsspiele“ entstanden sind. Die Ergebnisse stehen alle am richtigen Platz, weil die Daten im Vorfeld exakt aufeinander abgestimmt worden sind.

Pivot-Tabellen verändern nicht – sie stellen nur da

Die Datenquellen werden durch das Anlegen einer Pivot-Tabelle nicht verändert. Das macht das Arbeiten mit dieser Form der Darstellung sehr sicher. Sie können sogar mehrere Auswertungen parallel erstellen, ohne die Stammdaten zu verändern oder gar deren Struktur zu modifizieren. Eben diese Struktur ist aber auch entscheidend für den Erfolg Ihrer Pivot-Tabelle, denn die Daten müssen auch zusammenpassen. Wie im Beispiel mit der Fußball-Bundesliga einfach zu ersehen ist, müssen die Datenquellen strukturell und inhaltlich verknüpfbar sein. Etwaige Fehler in der Wartung der Ausgangstabellen und Pflege der Daten können auch die Darstellung mit einer Pivot-Tabelle, die ja den Auftrag hat, Ihre Daten übersichtlich zusammenzufassen, ad absurdum führen.

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