Aus Word einen Termin im Kalender von Outlook anlegen

Wenn Sie beispielsweise einen Veranstaltungs- oder Messekalender als Word-Dokument erhalten, dann wäre es sinnvoll, die verschiedenen Termine direkt in den Outlook-Kalender zu übernehmen. Dies lässt sich mit den in Word enthaltenden „SmartTags“ relativ einfach erledigen. In Word 2010 werden diese als „Aktionen“ bezeichnet. Sie müssen herzu lediglich den gewünschten Termin markieren und können dann über eine Aktion den Termin im Kalender erstellen. Dabei sollten Sie vorab prüfen, ob das entsprechende „SmartTag“ auch aktiviert ist.

Word 2010

Gehen Sie zunächst auf „Datei | Optionen“ und wechseln Sie anschließend in die Kategorie „Add-ins“. Im anschließenden Dialog finden Sie unten rechts das Dropdown-Menü „Verwalten“. Aktivieren Sie in diesem den Eintrag „Aktionen“ und klicken Sie anschließend auf „Gehe zu“. Im sich nun öffnenden Dialogfeld müssen Sie noch die Option aktivieren, dass zusätzliche Aktionen im Kontextmenü angezeigt werden. Außerdem müssen Sie noch bei der Aktion „Datum (XML)“ ein Häkchen setzen. Bestätigen Sie die Änderungen anschließend mit einem Klick auf „OK“.

Word 2003, 2007

Lassen Sie sich hier zunächst die „Autokorrektur-Optionen“ anzeigen. Klicken Sie hierzu in Word 2007 auf die Office-Schaltfläche und anschließend auf „Word | Optionen“. Wechseln Sie zur Kategorie „Dokumentenprüfung“ und klicken Sie hier auf „Autokorrektur-Optionen“. In Word 2003 finden Sie die Optionen im Menü „Extras“. Gehen Sie nun auf die Registerkarte „SmartTags“ und prüfen Sie, ob die Option „Text mit SmartTags“ aktiviert ist. Zudem muss in der Liste mit den SmartTags bei „Datum (Smarttaglisten)“ noch ein Häkchen gesetzt werden. Schließen Sie danach alle offenen Dialogfelder mit einem Klick auf „OK“.

Zum Erstellen der Termine gehen Sie nun wie folgt vor:

Word 2010

Klicken Sie im Dokument mit der rechten Maustaste auf das einzutragende Datum und wählen Sie dann den Befehl „Zusätzliche Aktionen“ aus. Anschließend klicken Sie auf „Termin vereinbaren“. Es öffnet sich daraufhin ein Terminfenster, indem Sie alle weiteren Einstellungen wie Uhrzeit, Betreff usw. festlegen können. Der Termin wird automatisch als Besprechungsanfrage gespeichert, weshalb Sie direkt auch die Einladungen an die Teilnehmer senden können. Soll der Termin nur in Ihrem Kalender eingetragen werden, wählen Sie im Menüband „Einladungen stornieren“ aus. Anschließend können Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden.

Word 2003, 2007

Fahren Sie mit der Maus zu dem gewünschten Termin, bis ein kleines Info-Symbol angezeigt wird. Klicken Sie auf das angezeigte Symbol und wählen Sie danach „Termin vereinbaren“ aus. Nun können Sie auch hier die restlichen Angaben zum Termin eintragen, Einladungen versenden oder diese stornieren.

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