AutoArchivierung in Outlook: Die Standardeinstellungen für das automatische Archivieren alter Mails ändern

Wenn Sie viele E-Mails erhalten, wächst das Postfach in Outlook schnell an und wird entsprechend unübersichtlich. Die AutoArchivierung bietet die Möglichkeit, automatisch Ordnung in das eigene Postfach zu bekommen. Dabei können Sie die voreingestellten Standardeinstellungen individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie beispielsweise festlegen, wie oft die Archivierung durchgeführt werden soll, wie alt die Daten sein müssen und natürlich auch wo diese abgespeichert werden sollen. Dazu können Sie für die einzelnen Outlook-Modulen wie beispielsweise in den Mails auch für einzelne Ordner unterschiedliche Einstellungen wählen.

Individuell archivieren

Wenn Sie eine Version bis Outlook 2007 verwenden, gehen Sie auf „Extras“ und anschließend auf „Optionen“. Wechseln Sie bei den Optionen dann auf das Register „Weitere“. In Outlook 2010/2013 lautet finden Sie das Register „Weitere“ über den Befehl „Datei | Optionen“. Im Register „Weitere“ bzw. „Erweitert“ klicken Sie dann auf den Button „AutoArchivierung“. (bei Outlook 2010 „Einstellungen für AutoArchivierung“ in Outlook 2010″).

Nun können sie die Option „AutoArchivierung alle x Tage“ auswählen, um festzulegen, in welchen Abschnitten die Archivierung durchgeführt werden soll. Für den Fall, das Sie nicht jede AutoArchivierung separat bestätigen möchten, können Sie diese Funktion abschalten, indem Sie die entsprechende Option einfach deaktivieren. Dazu haben Sie die Möglichkeit, E-Mails die sich nicht mehr benötigen in Outlook zu kennzeichnen. Wenn Sie die Option „Abgelaufene Elemente löschen“ aktivieren, dann werden diese bei einer AutoArchivierung automatisch gelöscht.

Sinnvoll ist auch die Option „Elemente löschen, wenn älter als“. Geben Sie hier an, ab, welchem Alter die Elemente generell archiviert bzw. gelöscht werden sollen. Möchten Sie die Daten ins Archiv auslagern, dann geben Sie einfach bei „Alte Elemente verschieben nach“ den gewünschten Speicherort an. Dazu gibt es noch eine Reihe weiterer Einstellungen, welche sie hier vornehmen können. Haben Sie alle Optionen wie gewünscht eingestellt, dann können Sie diese mit einem Klick auf „OK“ speichern und die Dialoge schließen.

AutoArchivierung individuell für jeden Ordner einstellen

Unabhängig von den globalen Einstellungen können Sie die AutoArchivierung auch für jeden einzelnen Ordner individuell konfigurieren. Und zum Beispiel bei wichtigen Ordnern, in denen Mails generell nie exportiert werden sollen, die AutoArchivierung abschalten. Dazu klicken Sie in der Ordnerstruktur mit der rechten Maustaste auf den Ordner und dann auf „Eigenschaften“. Im Register „AutoArchvierung“ entscheiden Sie dann, welche AutoArchivierungseinstellungen für diesen (und nur für diesen Ordner) gelten.

Mit „Standardarchivierungseinstellungen verwenden“ gelten die Standardeinstellungen. Sie können stattdessen aber auch die AutoArchivierung für diesen Ordner abschalten („Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“) oder individuelle Einstellungen vornehmen und die Mails zum Beispiel früher oder später ins Archiv schieben.

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