Briefe schreiben mit LibreOffice Writer – Eine Kurzanleitung für Anfänger

Mit LibreOffice Writer, dem Textverarbeitungsprogramm des kostenlosen LibreOffice-Programmpakets, können Sie ganz einfach neue Textdokumente wie Briefe, Rechnungen oder Einladungen verfassen. Das Grundprinzip der Schreibmaschine bleibt dabei erhalten. Auch im Computer wird ein (virtuelles) Blatt Papier eingezogen und über die Tastatur der gewünschte Text eingetippt.

Neue Dokumente anlegen

Das Schöne an Textverarbeitungsprogrammen für den Rechner: Sie müssen nicht jeden Brief mit einem leeren Blatt Papier beginnen. Sofern Sie das kostenlose Vorlagenpaket installiert haben (zu finden unter http://templates.libreoffice.org/template-center), können Sie auf eine Vielzahl vorgefertigter Standardbriefe und Mustervorlagen zurückgreifen. Das erspart eine Menge Arbeit, da viele Textelemente wie Adressfeld, Anrede oder Fußzeile bereits vorgegeben sind und nur noch ergänzt werden müssen.

Um nicht mit einem leeren Blatt Papier, sondern einer professionellen Briefvorlage zu beginnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Starten Sie das Textverarbeitungsprogramm, indem Sie auf die Startschaltfläche klicken und den Befehl „Alle Programme | LibreOffice.org | LibreOffice Writer“ klicken.

Wenn auf Ihrem PC Windows Vista, Windows 7 oder Windows 8 installiert ist, können Sie den Weg durch das Startmenü auch abkürzen. Klicken Sie hier auf die Start-Schaltfläche, und geben Sie in das Suchfeld des Startmenüs einfach „Writer“ ein. Im Startmenü müssen Sie dann nur noch auf den Eintrag „LibreOffice Writer“ klicken.

2. Rufen Sie den Befehl „Datei | Neu | Vorlagen“ auf.

3. Im folgenden Fenster haben Sie die Wahl zwischen Dutzenden vorgefertigten Vorlagen. Viele Elemente wie Kopfzeilen, Adressfeld oder Grußformel sind hier bereits eingetragen. Sie müssen praktisch nur noch Ihren eigenen Text hinzufügen.

Um eine Vorlage auszuwählen, klicken Sie doppelt auf die Vorlagenart, zum Beispiel Korrespondenz. Markieren Sie anschließend per Mausklick den gewünschten Vorlagennamen, zum Beispiel DIN-Brief für einen Standardbrief nach DIN-Norm. Klicken Sie auf das kleine Vorschausymbol oben rechts, um im rechten Fenster eine kleine Vorschau einzublenden.

4. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Öffnen.

Das Textverarbeitungsprogramm tauscht daraufhin das leere Blatt Papier gegen die gewünschte Vorlage aus. Das spart eine Menge Zeit, da in der Vorlage bereits viele Felder für den Absender, die Anrede und sogar den eigentlichen Brieftext vorgegeben ist. Im Prinzip müssen Sie nur noch die vorgegebene Blankotexte ersetzen.

Texte eingeben und formatieren

Sobald die Vorlage geladen ist, können Sie auch gleich loslegen und den Brief mit Leben, sprich mit persönlichen Texten füllen. Um die ausgewählte Vorlage mit eigenen Texten zu überschreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. In den Vorlagen sind einige Textbereiche bereits mit Inhalt gefüllt, beispielsweise das Absenderfeld mit Ihrem Namen. Um Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen, klicken Sie mit der Maus in das jeweilige Textfeld. Dort erscheint eine Schreibmarke in Form eines blinkenden senkrechten Striches. Die blinkende Schreibmarke signalisiert: Alle Eingaben über die Tastatur erscheinen an dieser Stelle.

Automatische Textvorschläge: Vielleicht ist es Ihnen beim Schreiben schon aufgefallen: Einige Wörter ergänzt LibreOffice Writer automatisch. Wenn Sie zum Beispiel ein Wort eintippen, das bereits im Text oder im Wörterbuch vorkommt, genügt die Eingabe der ersten Buchstaben, zum Beispiel Son für Sonntag. Wenn Sie die Ergänzung übernehmen möchten, drücken Sie einfach die [Enter/Return]-Taste. Das spart eine Menge Tipparbeit. Möchten Sie ein anderes Wort schreiben, etwa Sonnenaufgang, tippen Sie einfach weiter. Der Wortvorschlag wird dann überschrieben.

2. Sobald Ihre Absender- sowie Empfängeradresse eingetragen sind, können Sie den eigentlichen Brieftext bearbeiten. In den meisten Vorlagen ist bereits ein Brieftext vorgegeben, zum Beispiel ein Anschreiben für eine Bewerbung. Die Vorgabe dient jedoch lediglich als Anregung. Sie können selbstverständlich aus dem Bewerbungsanschreiben auch im Handumdrehen eine Einladung für eine Party, ein Beschwerdeschreiben oder einen Lebenslauf machen.

Sie können den vorgegebenen Text einfach ändern, indem Sie per Mausklick die Einfügemarke an die gewünschte Textstelle positionieren und den gewünschten Änderungen einfach über die Tastatur eingeben.

Bequem durch den Text navigieren

Bei größeren Dokumenten passt der Brief nicht immer komplett auf den Bildschirm. Meist ist dann nur ein Teilbereich, etwa der Briefkopf zu sehen. Das macht nichts. Mit dem Mausrad oder den Tasten [Bild rauf] und [Bild runter] sowie den Pfeiltasten können Sie bequem nach oben oder unten „blättern“. Und falls Sie mehr oder weniger Text auf dem Bildschirm darstellen möchten, können Sie den aktuellen Vergrößerungsgrad einstellen. Halten Sie hierzu die [Strg]-Taste gedrückt, und drehen Sie – mit weiterhin gedrückter [Strg]-Taste – das Mausrad.

3. Falls Sie sich vertippt haben, können Sie einzelne Zeichen mit den Tasten [Entf] und [Rückschrit] (die Taste oben rechts über der [Enter/Return]-Taste) löschen. Die Taste [Entf] löscht Zeichen rechts von der Einfügemarke, mit [Rückschritt] löschen Sie Zeichen links der Schreibmarke.

Wenn Sie ganze Textpassagen oder Absätze löschen und überschreiben möchten, ist das Löschen einzelner Zeichen sehr mühsam. In diesem Fall sollten Sie die zu löschenden Textbereiche zuvor markieren. Das geht ganz einfach: Klicken Sie zunächst an den Anfang des zu markierenden Bereichs – etwa an den Anfang eines Absatzes –, und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie anschließend die Maus – mit gedrückter linker Maustaste – über den Bereich, des Sie markieren möchten. Alle markierten Bereiche stellt das Textverarbeitungsprogramm in schwarzer Farbe dar. Sobald der gewünschte Textbereich markiert ist, lassen Sie die Maustaste los. Jetzt können Sie mit der [Entf]-Taste auf einen Schlag den markierten Bereich löschen.

Versehentlich gelöscht? Kein Problem!

Hoppla: Schnell ist ein Wort oder eine ganze Textpassage versehentlich gelöscht. Das ist nicht weiter tragisch. Alle Aktionen, die Sie in LibreOffice Writer vornehmen, lassen sich auch wieder zurücknehmen. Das Programm führt genau Buch über die vorgenommenen Änderungen und erlaubt praktisch das „Zurückspulen“ der durchgeführten Aktionen. Hierzu klicken Sie in der Symbolleiste auf den nach links gebogenen Pfeil. Damit machen Sie die jeweils letzte Aktion wieder rückgängig. Wenn Sie auf den nach unten weisenden Pfeil rechts daneben klicken, können Sie sogar gleich mehrere Aktionen auf einmal rückgängig machen. LibreOffice Writer merkt sich die letzten 100 Bearbeitungsschritte. Übrigens: Wenn es besonders schnell gehen soll, drücken Sie einfach die Tastenkombination [Strg][Z], um die jeweils letzte Aktion zurückzunehmen.

4. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, den Brieftext optisch anzupassen. Sie können beispielsweise eine andere Schriftart, eine neue Schriftgröße oder eine auffällige Farbe verwenden. In der Fachsprache wird dieser Vorgang Formatieren genannt.

Wenn Sie nur ein einzelnes Wort optisch verändern möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Wort. Es erscheint ein Menü, das alle wichtigen Befehle zur Formatierung enthält. Mit dem Befehl Schrift ändern Sie die Schriftart und mit Größe die Schriftgröße. Die Befehle im Untermenü Stil formatieren das angeklickte Wort zum Beispiel fett oder schräg.

5. Möchten Sie nicht nur ein einzelnes Wort, sondern einen ganzen Textbereich oder Absatz formatieren, müssen Sie ihn zunächst wie in Schritt 3 beschrieben markieren. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und nehmen die Formatierung für die gesamte Markierung vor. Auch hier können Sie alternativ die Schaltfläche der Symbolleiste verwenden.

Die Rechtschreibung überprüfen

Nichts ist peinlicher als ein Rechtscheibfehler im eigenen Brief. Gerade bei persönlichen Briefen oder Bewerbungen kommt es auf eine perfekte Orthografie an. Bevor Sie den Brief ausdrucken und verschicken, sollten Sie noch einmal einen prüfenden Blick auf ihn werfen – oder besser gesagt: werfen lassen. Denn LibreOffice Writer verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung, die alle Fehler schonungslos offenlegt.

Damit der Brief fehlerfrei auf die Reise geht, können Sie ihn auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen lassen. Word unterbreitet auch gleich die passenden Korrekturvorschläge:

1. Um die Rechtschreibung zu überprüfen, rufen Sie den Menübefehl „Extras | Rechtschreibung“ auf oder drücken die Taste [F7].

2. Das Textprogramm nimmt anschließend Ihren Text unter die Lupe. Sobald es ein Fehler oder ein unbekanntes Wort entdeckt, erscheint das Dialogfenster Rechtschreibprüfung. Hier zeigt LibreOffice Writer im oberen Bereich rot markiert das unbekannte oder falsch geschriebene Wort. Über die Schaltflächen am rechten Rand bestimmen Sie, wie Sie mit dem Fehler weiter vorgehen.

Automatische Überprüfung beim Schreiben

LibreOffice Writer schaut Ihnen bereits während des Schreibens über die Schulter und unterstreicht falsch geschriebene Worte mit einer roten Schlangenlinie. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein so markiertes Wort klicken, erscheinen Vorschläge für die korrekte Schreibweise. Per Mausklick übernehmen Sie sofort die Korrektur.

3. Sollte die Rechtschreibprüfung über ein falsch geschriebenes Wort stolpern, wird es rot markiert und im unteren Teil des Dialogfensters ein Korrekturvorschlag eingeblendet. Um den Fehler zu korrigieren, markieren Sie einen der Vorschläge, und klicken Sie auf Ändern. Mit der Schaltfläche Alle ändern korrigiert Word denselben Fehler ohne weiteres Nachfragen gleich im gesamten Dokument. Das empfiehlt sich, wenn Sie ein Wort sehr häufig falsch geschrieben haben – etwa „zur Zeit“ statt korrekt „zurzeit“ – und auf einen Schlag alle Textstellen korrigieren möchten.

4. Die automatische Rechtschreibprüfung macht die Arbeit in der Regel sehr gut. Mitunter moniert die Textverarbeitung aber ein Wort, obwohl es richtig geschrieben wurde. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Fachbegriffe. Ist das Wort korrekt geschrieben, können Sie es gleich mit der Schaltfläche „Hinzufügen | Standard“ in das Wörterbuch eintragen. Bei zukünftigen Prüfungen erkennt das Prüfprogramm den Fachbegriff dann automatisch als korrekt geschrieben an.

5. Falls sich das Wort trotz roter Markierung als richtig geschrieben erweist, können Sie es mit Einmal ignorieren einfach übergehen. Sollte das Wort häufiger im Text vorkommen, wird es an jeder Fundstelle aus Neue als Fehler markiert. Das verhindern Sie, indem Sie anstelle von „Einmal ignorieren“ die Schaltfläche „Alle ignorieren“ wählen.

Sobald das gesamte Dokument überprüft und alle Fehler korrigiert wurden, können Sie sicher sein, dass der Text weitgehend fehlerfrei ist. Zur Sicherheit empfiehlt es sich jedoch, selbst noch einmal ein prüfendes Auge auf den Text zu werfen – selbst die beste Korrekturfunktion kann schon mal Fehler übersehen.

Dokumente speichern und wieder öffnen

Sobald der Brief ist fertig geschrieben und die Orthographie überprüft wurde, fehlt nur noch eines: das Speichern des Dokuments auf der Festplatte. Das ist wichtig, damit Sie später noch Änderungen am Brief vornehmen können, oder um den fertigen Brief als Vorlage für weitere Briefe verwenden zu können.

Beim Speichern legen Sie den geschriebenen Brief als Datei auf der Festplatte ab. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

1. Zum Speichern klicken Sie in der Symbolleiste auf das Speichern-Symbol, die Diskette. Alternativ hierzu können Sie auch auf das Datei-Menü öffnen und den Befehl „Speichern“ aufrufen oder einfach die Tastenkombination [Strg][S] drücken.

2. Es erscheint das Dialogfenster „Speichern unter“. Hier bestimmen Sie, unter welchem Dateinamen und in welchem Ordner die Textdatei abgelegt werden soll. Empfehlenswert ist die Ablage im Bereich Eigene Dateien bzw. Dokumente. Sie können aber auch jeden andern Ordner wählen.

3. Geben Sie in das Feld Dateiname einen treffenden Namen für das Dokument ein. Wählen Sie dabei einen möglichst ausführlichen Titel, damit Sie später leichter erkennen können, um was es im Dokument geht. Je ausführlicher, desto besser. Eine Beschwerde nennen Sie nicht einfach Beschwerde, sondern besser Beschwerde über unberechtigte Forderung vom 22.08.2013.

4. Im Feld „Dateityp“ bestimmen Sie, in welchem Dateiformat das Dokument gespeichert wird. Voreingestellt ist ODF Textdokument (.odt), das Standardformat von LibreOffice Writer. Soll das Dokument später mit einem anderen Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word geöffnet werden, können Sie auch ein „fremdes“ Dateiformat wählen, zum Beispiel Microsoft Word 97/2000/XP (.doc). Notwendig ist das aber nur, wenn Sie das Dokument zum Beispiel per E-Mail an jemanden verschicken, der nicht über LibreOffice Writer verfügt.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um den Speichervorgang abzuschließen.

Speichern zwischendurch nicht vergessen

Stromausfall, Absturz oder einfach nur Bedienerfehler – Ursachen für einen plötzlichen Datenverlust gibt es viele. Damit es erst gar nicht so weit kommt und Sie nicht die Arbeit von mehreren Stunden verlieren, sollten Sie zwischendurch das aktuelle Dokument immer wieder speichern. Hierzu verwenden Sie einfach die Tastenkombination [Strg][S], mit der Sie die aktuelle Version des Dokuments auf der Festplatte sichern.

LibreOffice Writer speichert das aktuelle Dokument daraufhin als Datei auf die Festplatte Ihres PCs. Sie können das einmal gespeicherte Dokument später beliebig oft wieder öffnen und bearbeiten. Im Menü „Datei | Zuletzt benutzte Dokumente“ finden Sie eine Liste aller zuletzt gespeicherten Dokumente. Damit lassen sich zuletzt bearbeitete Dokumente am schnellsten wieder öffnen. Liegt die Bearbeitung des Dokuments länger zurück, wählen Sie Datei-Menü den Befehl Öffnen. Anschließend wechseln Sie in den Ordner, in dem Sie das Dokument abgelegt haben und klicken doppelt auf den Dateinamen.

Dokumente drucken

Die meisten Dokumente landen nicht nur als Datei auf der Festplatte, sondern werden früher oder später auch auf Papier ausgedruckt. Um Dokumente schwarz auf weiß – oder auch in Farbe – in Händen zu halten, verfügt LibreOffice über eine praktische Druckfunktion. Gehen Sie folgendermaßen vor, um das aktuelle Dokument auf dem angeschlossenen Drucker auszugeben:

1. Wählen Sie aus dem Datei-Menü den Befehl „Seitenansicht“.

2. LibreOffice zeigt anschließend in einer Vorschau, wie das Dokument später auf dem Papier aussehen wird. Über die Schaltfläche „Seitenansicht drucken“ starten Sie den Druckvorgang.

3. Es erscheint das Dialogfenster Drucken. Hier können Sie den Drucker auswählen und über das Feld Exemplare die gewünschte Anzahl der Kopien eingeben. Um den Druckvorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

4. Um die Druckvorschau zu verlassen und wieder zur Standardansicht zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht schließen oder rufen erneut den Befehl „Datei | Seitenansicht“ auf.

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