Das Journal von Outlook zur Suche nach Dokumenten nutzen

Vielleicht kennen Sie das? Sie suchen ein Dokument, wissen jedoch nicht mehr genau unter welchem Namen und wo Sie dieses abgespeichert haben. Für den Fall, dass Sie noch ungefähr wissen, wann Sie zuletzt an dem Dokument gearbeitet haben, dann können Sie das Journal von Outlook für die Suche einsetzen. Dabei können Sie auch Dokumente finden, die Sie in Word, Excel, Powerpoint oder Access bearbeitet haben. Um mit dem Journal nach Office Dokumenten suchen zu können, müssen Sie zunächst die Protokollfunktion für die Office-Anwendungen freischalten. Für andere Programme ist eine Freischaltung leider nicht möglich.

Gehen Sie zunächst auf „Extras | Optionen“ und wechseln Sie anschließend auf das Register „Einstellungen“. Klicken Sie hier dann auf den Punkt „Journaloptionen“. Sie können nun die Anwendungen auswählen, welche im Journal mit protokolliert werden sollen. Es wird dann jede Bearbeitung der Dokumente im Journal protokolliert. Setzen Sie vor die gewünschten Anwendungen einfach ein Häkchen. Anschließend können Sie die offenen Dialoge wieder schließen. Suche Sie nun ein Dokument, dass Sie zum Beispiel vor zwei oder drei Wochen mit Word oder Excel bearbeitet, gehen Sie bitte wie folgt vor.

Öffnen Sie als ersten Schritt in Outlook den Journal Ordner. Gehen Sie zum Datum, an dem Sie zuletzt Änderungen am gesuchten Dokument vorgenommen haben. Um dies zu vereinfachen, können Sie anstatt der Listenansicht auch eine Anzeige in Form einer Zeitachse einschalten. Um die Ansicht zu ändern, gehen Sie bitte auf „Ansicht | Anordnen nach | Aktuelle Ansicht | Nach Typ“. Falls Sie Outlook 2003 nutzen, dann lautet der Befehl „Anordnen nach“.

Sie sehen im Journal nun den gesamten Namen der Datei, sowie auch den kompletten Dateipfad. Wenn Sie einen Doppelklick auf den Journaleintrag ausführen, dann öffnet sich dieser in Form eines Icons. Klicken Sie doppelt auf das Icon, um die gesuchte Datei zu öffnen. Für den Fall, dass Sie alle Dateizugriffe durch Office-Anwendungen protokollieren lassen, wird der Outlook-Ordner sehr schnell aufgebläht. Es ist deshalb sinnvoll, diese regelmäßig zu löschen.

Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.