Dateien aufs Fax legen: Mit Microsoft Fax nicht nur Facsimile, sondern auch komplette Dateien verschicken

Mit einem E-Mail-Account geht das Versenden von Dateien schnell von der Hand. Doch was ist, wenn man noch nicht stolzer Besitzer einer eigenen E-Mail-Adresse ist? Die Antwort: Verwenden Sie zum Verschicken von Dateien doch einfach das Fax-Modul von Outlook. Was auf den ersten Blick unmöglich erscheint, ist tatsächlich realisierbar. Mit Microsoft Fax können Sie komplette Dateien verschicken – ganz ohne Qualitätsverlust.

Nur mit Class1

Um die ungewöhnliche Lösung nutzen zu können, müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein. Die beiden Kommunikationspartner müssen nicht nur mit Microsoft Fax arbeiten, sondern zudem auch über ein Class-1-fähiges Faxmodem verfügen. Nur dann läßt sich das Modem auch zum Dateiversand animieren.

Fit für den Dateiversand per Fax?

Das editierbare Format können Sie nur verwenden, wenn beide Kommunikationspartner über ein Class-1-fähiges Faxmodem verfügen. Ob Ihr Modem dazu in der Lage ist, erfahren Sie, indem Sie in der Systemsteuerungskomponente Modem in das Register Diagnose wechseln, das Faxmodem markieren und auf Details klicken. Achten Sie auf die Zeile AT+FCLASS=. Nur wenn als Antwort u.a. die Zahl 1 auftaucht, ist Ihr Modem Class-1-fähig.

Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind und Microsoft Fax in Outlook als Informationsdienst installiert wurde, kann der Dateiversand beginnen. Um einer Kontaktperson, die bereits mit Faxnummer im Kontaktregister von Outlook eingetragen ist, ein Fax zukommen zu lassen, markieren Sie den Kontakt und rufen den Menübefehl Kontakte -> Neue Faxnachricht auf. Outlook startet daraufhin den Fax-Assistenten von Windows 95, der Sie Schritt für Schritt durch die nachfolgenden Dialogfenster führt.

Der Fax-Assistent

Der Assistent möchte von Ihnen beispielsweise Ihren derzeitigen Standort oder die gewünschte Sendezeit wissen. Ganz wichtig: Klicken Sie bei der Frage nach dem Deckblatt auf die Option Nein und anschließend auf die Schaltfläche Optionen. Im Feld Nachrichtenformat bestimmen Sie die Form der Faxübermittlung. Der Clou: Wenn der Empfänger Faxe ebenfalls über Windows 95 und Microsoft Outlook oder Microsoft Exchange empfängt, können Sie die Option Editierbar, falls möglich oder Nur Editierbar aktivieren. In diesem Fall kann der Empfänger das Fax in Outlook oder Exchange als editierbare Datei (und nicht als Faxgrafik) entgegennehmen. Somit können Sie also auch ganze Dateien, zum Beispiel Word-Dokumente oder Excel-Tabellen, auf die Reise schicken, so daß der Empfänger die Dateien in Word bzw. Excel direkt weiterbearbeiten kann.

Nachdem Sie die nachfolgenden Dialogfensters des Assistenten ausgefüllt haben, wählen Sie im letzten Dialogfenster über die Schaltfläche Datei hinzufügen die gewünschte Datei aus. Abschließend meldet Windows, daß die Faxnachricht fertiggestellt wurde und zum Senden bereitliegt. Je nachdem, für welche Sendezeit Sie sich entschieden haben, erscheint das Fenster Microsoft Faxstatus, das den aktuellen Status des Faxmodems anzeigt. Hier können Sie genau verfolgen, womit das Faxmodem derzeit beschäftigt ist. Sollte der Faxempfang scheitern, erhalten Sie im Posteingang eine Nachricht vom Systemadministrator mit dem Betreff Unzustellbar. Hier erfahren Sie auch, welche Nachricht aus welchem Grunde nicht übermittelt werden konnte. 

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