Die Migration von Groupware-Software

Die Integration von Groupware-Software in neue oder auch alte Systeme bedeutet für die IT-Spezialisten oftmals ein echtes Hindernis. Dabei spielt die interne E-Mail Kommunikation gerade bei Großunternehmen eine wichtige Rolle. Worauf bei der Migration von Groupware-Software zu achten ist, soll im Folgenden näher betrachtet werden.

Migration birgt Schwierigkeiten im Detail

Das Wissen über Quell- und Zielsysteme hält sich bei vielen IT-Experten leider in Grenzen und die Möglichkeit zur Weiterbildung für neue Zielsysteme, wie es beispielsweise Microsoft Exchange ist, sind entweder nicht vorhanden oder das Interesse ist einfach nicht da. Zumal hat die IT-Abteilung jedes Unternehmens genug Schwierigkeiten, die sie tagtäglich beschäftigen, sodass freie Kapazitäten für die innovative Weiterentwicklung bestehender Systemlandschaften kaum vorhanden sind. Es muss nämlich bedacht werden, dass die Migration vor allem im Detail Probleme bereitet. Denn Verschlüsselungen innerhalb des Postfachs, der Vergleich von Sammel- oder Serienterminen, interne und externe Verlinkungen innerhalb von Dokumenten oder auch die zeitgleiche Existenz von infrastrukturellen Elementen wie Exchange und Notes.

Findet die Migration statt, so muss bedacht werden, dass die tagtäglichen Arbeitsabläufe selbstverständlich nicht unterbrochen werden dürfen. Arbeitende Kollegen dürfen von der Umstellung prinzipiell gar nichts mitbekommen – doch das gestaltet sich schwierig, wenn der E-Mail-Verkehr zwischen veralteten und den neuen Postfächern geregelt werden soll oder Termine abgeglichen werden müssen. Zumal ändert sich die gesamte Struktur der Bedienoberfläche. Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine ganze Reihe an Programmen, die bei diesem Vorhaben helfen wie beispielsweise BinaryTree.

„Big-Bang“ – oder „Step-by-Step“ – Migration

Teil jeder strukturellen Migration sind Aufgaben- und Zeitplanungen, die termingerecht gelegt und abgearbeitet werden müssen. In diesen Fällen wird von der „Step-by-Step-Migration“ sowie der „Big-Bang-Migration“ geredet.

Die „Big-Bang-Migration“ ist die beliebteste Variante, da die Umstellung auf ein neues System innerhalb kürzester Zeit stattfindet. Dies bedeutet, dass nur ein kurzes Zeitintervall notwendig ist, um die detailliert geplante Migration durchzuführen. Somit können alle Benutzer bereits nach wenigen Tagen wieder auf das neue System zugreifen.

Da große Unternehmen jedoch nicht auf diese Variante zurückgreifen können, wird oftmals die „Step-by-Step-Migration“ angewandt. Dabei wird das neue System schrittweise über Wochen oder Monate angepasst. Dies bedeutet jedoch einen gewissen Mehraufwand, da es notwendig ist, mehrere Systeme gleichzeitig zu erschaffen, die selbstverständlich für alte und neue Nutzer dieselben Funktionen darlegen müssen und den täglichen Arbeitsablauf nicht unterbrechen dürfen.

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