Word-Dokumente als formatierte E-Mail versenden

Es kommt oftmals vor, dass Word-Dokumente per E-Mail versendet werden sollen. Dabei werden diese in der Regel immer als Anhang zu einer Mail gesendet. Es gibt hierfür jedoch auch noch eine andere Möglichkeit. Für den Fall, dass Sie Word im Rahmen von Microsoft Office verwenden und darin auch Outlook beinhaltet ist, dann können Sie diesen Vorgang auch direkt aus Word heraus erledigen.

Klassisch: Als Anlage

Um ein Word-Dokument klassisch als Anhang zu verschicken, können Sie in Word 2010 nach Erstellung des Dokuments einfach den Befehl „Datei | Speichern und Senden“ auswählen. Wählen Sie dann über den Reiter „Per Email senden“ die Option „Als Anlage senden“ aus. Sollten Sie Word 2007 verwenden, dann klicken Sie stattdessen bitte auf die Office-Schaltfläche und wählen Sie hier zunächst „Senden“ und anschließend „E-Mail“ aus. Bei früheren Versionen lautet der passende Befehl „Datei | Senden an |Mail | Empfänger“.

Nicht als Anlage, sondern direkt und formatiert

Sie können das Dokument nicht nur als Anlage, sondern auch direkt richtig formatiert als Nachrichtentext senden. Auch hier hängt die Vorgehensweise von der Version ab, welche Sie verwenden. Bei allen älteren Versionen bis Word 2003 müssen Sie hierzu lediglich in der Standardsymbolleiste auf das Symbol „E-Mail“ klicken. Dieses befindet sich direkt in der ersten Symbolgruppe. Sie sehen daraufhin einen Nachrichtenkopf, wie sie ihn aus einer E-Mail kennen. Nun können Sie den Empfänger einfach aus Ihren Outlook Kontakten auswählen. Mit einem Klick auf „Kopie Senden“ können Sie die Mail anschließend direkt versenden.

In den neueren Versionen 2007 und 2010 ist der entsprechende Befehl ebenfalls noch enthalten. Allerdings müssen Sie diesen hier erst noch in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und wählen im Kontextmenü den entsprechenden Befehl aus um die Symbolleiste anzupassen. Es öffnet sich anschließend ein Dialogfeld, in dem Sie das Dropdown-Menü „Befehle auswählen“ öffnen. In Word 2010 aktivieren Sie den Eintrag „Befehle nicht im Menüband“ bzw. in Word 2007 „Befehle nicht in der Multifunktionsleiste“.

Darunter befindet sich eine Liste, in welcher Sie die Option „An E-Mail-Empfänger senden“ markieren können. Mit „Hinzufügen“ können Sie den markierten Eintrag übernehmen und anschließend die Bearbeitung mit einem Klick auf „OK“ beenden. Ab sofort brauchen Sie nur noch auf das hinzugefügte Symbol zu klicken, um den Nachrichtenkopf zu öffnen.

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