Wenn bei Excel Zahlenkolonnen in eine Spalte eingegeben werden, kommt es schon mal vor, dass Eingaben doppelt erfolgen. Das kann verschiedene Gründe haben: Man erfasst aus Versehen einen Wert doppelt, oder die Vorlage von der man abschreibt, ist fehlerhaft. Ärgerlich ist es, wenn man hinterher in der Zahlenkolonne den Fehler suchen und finden muss. Mit einer speziellen Formel können Sie solche Eingabefehler vermeiden.
Ist eine Zahlenkolonne beispielsweise 20 Zeilen lang, markieren Sie die entsprechende Zellenanzahl mit gedrückter linker Maustaste im Excel-Arbeitsblatt.
Bei Excel 2003 klicken Sie anschließend auf „Daten | Gültigkeit“. Bei den Versionen 2007/2010 öffnen Sie die Registerkarte „Daten“ und wählen dort die Schaltfläche „Datenüberprüfung“.
Mit dem nächsten Dialogfenster geht es für alle Versionen identisch weiter.
Wechseln Sie zum Register „Einstellungen“, und wählen Sie im Bereich „Zulassen“ die Option „Benutzerdefiniert“ aus. In die Eingabezeile unter „Formel“ tragen Sie die folgende Zeichenfolg ein:
=zählenwenn($a$1:$a$20;a1)=1
Die Zahlenwerte neben den Dollarzeichen ($a$1:$a$20) stehen für die Anzahl der Zellen, für die die Regel gelten soll. Ist Ihre Eingabeliste länger, passen Sie sie entsprechend an.
Klicken Sie nun auf das Register „Fehlermeldung“ um eine individuelle Fehlermeldung anzulegen, die bei einem doppelt eingegebenen Wert verhindern soll. Aktivieren Sie die Option „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden“. In den Eingabefeldern „Titel“ und Fehlermeldungen“ können Sie jetzt einen eigenen Text eingeben.
Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingabe und die Regel wird sofort aktiv.
Nun können Sie mit der Eingabe der Zahlenkolonnen beginnen. Doppelerfassungen von Werten, egal ob Zahlen oder Buchstaben, werden mit der Fehlermeldung verhindert.
Mit der Schaltfläche „Abbrechen“ wird der falsche Wert wieder gelöscht und Sie können mit der Erfassung fortfahren.