Excel ab Version 2000: Auswahllisten anlegen

In vordefinierten Tabellen – etwa bei Namenslisten – möchte man mitunter verhindern, dass Eingaben getätigt werden, die dort nicht hineingehören. Seit der Excel-Version 2000 können Sie das mithilfe von Auswahllisten unterbinden. Das Erstellen eigener Auswahllisten ist in wenigen Klicks erledigt.

Auswahllisten: Nur rein, was erlaubt ist

Als erstes wählen Sie in Excel ein leeres Arbeitsblatt und erstellen in einer Spalte alle gewünschten Listeneinträge die dort erscheinen dürfen.

Anschließend markieren Sie alle Einträge und klicken in der Menüleiste auf „Einfügen | Namen | Definieren“.

Es öffnet sich das Fenster „Namen definieren“, in dem Sie in die obere Eingabezeile den Namen der Liste eingeben. In diesem Beispiel ist es der Listenname „Kinder“. Bestägtigen Sie mit „OK“.

Wechseln Sie nun zum Arbeitsblatt in dem die Auswahlliste angezeigt werden soll und markieren Sie nur die Zellen, die durch die Listeneinträge ausgefüllt werden dürfen.

Wählen Sie in der Menüleiste „Daten | Gültigkeit“…

…und im neuen Fenster „Gültigkeitsprüfung“ wechseln Sie zum Register „Einstellungen“, geben im Bereich „Zulassen“ über das Aufklappmenü den Eintrag „Liste“ ein und im Eingabefeld von „Quelle“ tragen Sie den Listennamen im Format =Listenname ein (in diesem Beispiel =Kinder). Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingaben.

Rechts von den ausgewählten und vordefinierten Zellen zeigt eine Pfeilschaltfläche an, dass nur die Einträge aus der erstellten Liste gewählt können.

Wenn in diesen Zellen andere Eingaben als die zugelassenen eingetragen werden, erfolgt eine Warnmeldung und die Eingabe wird verweigert.

Tipp: Möchten Sie verschachtelte Auswahllisten erstellen, in denen sich die nachfolgenden Anzeigemöglichkeiten auf die Listeneinträge der vorigen  Spalte beziehen, dann lesen Sie doch einmal den Artikel „Excel 2007/2010: In Zellen verschachtelte Auswahl-Menüs erstellen“. Leider können Sie die verschachtelten Listen erst ab Version 2007 anlegen.

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