Große Dateien in einer Powerpoint Präsentation finden

Obwohl Microsoft die Datei-Komprimierung in Powerpoint 2007 und 2010 stark verbessert hat, kann es immer noch vorkommen, dass Powerpoint Präsentationen zum Teil enorme Dateigrößen erreichen. Dies liegt vor allem daran, dass Powerpoint die verwendeten Bilder als Grafiken in der Präsentation abspeichert. Dies macht es dann mitunter sehr schwierig eine Präsentation beispielsweise per E-Mail zu versenden. Es ist zwar durchaus möglich die im JPG, PNG, TIF, BMP, EMF oder WMF Format gespeicherten Bilder zu komprimieren, jedoch müssen Sie zunächst einmal erkennen, welche Grafiken in einer fertigen Präsentation den meisten Speicherplatz belegen.

Ab der Version 2007 können Sie in Powerpoint eine Präsentation mit der sogenannten Zip-Methode untersuchen. Legen Sie hierzu als Erstes eine Kopie der betreffenden Präsentation an. An diese hängen Sie dann die Dateiendung“.Zip“ an. Mit einem Doppelklick auf die Zip-Datei können Sie nun die Struktur der Präsentation einsehen. Sollte es nicht klappen, verwenden Sie zum Betrachten der ZIP-Datei die Freeware „7-Zip„.

Öffnen Sie in der ZIP-Datei zuerst den Ordner „ppt“ und anschließend den Ordner „media“. In diesem sind alle Bilder und Grafiken enthalten, welche Sie in die Präsentation eingefügt haben. Sie sehen dabei zu jedem Bild die Dateigröße und können die betreffenden Bilder gegebenenfalls austauschen. Ein Nachteil dabei ist, dass die Dateien im Ordner „media“ nicht die Nummer der betreffenden Folie anzeigen. Stattdessen werden die Bilder hier einfach nur durchnummeriert. Dies erhöht bei besonders umfangreichen Präsentationen den Suchaufwand entsprechend.

Eine weitere Möglichkeit nach übergroßen Dateien zu suchen ist die Folien als Bilder abzuspeichern. So können Sie direkt erkennen, welche Folien besonders viel Speicherplatz benötigen. Klicken Sie hierzu nach dem Fertigstellen der Präsentation auf „Datei | Speichern unter“. Den angegebenen Dateityp ändern Sie nun auf „Png“ ab. Wählen Sie nun noch einen Speicherort aus und klicken Sie auf „Speichern“. Es erscheint nun ein Dialogfeld, indem Sie gefragt werden ob Sie nur diese oder alle Folie speichern möchten. Wählen Sie hier bitte „Jede Folie“ aus. An den gewählten Speicherort wird nun ein Ordner angelegt, in dem jede Folie als PNG-Datei gespeichert ist. Nach Öffnen des Ordners klicken Sie mit der rechten Maustaste in den weißen Hintergrund. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl „Ansicht | Details“ aus. Sie können nun genau sehen, welche Folie wie viel Speicherplatz beansprucht.

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