Gruppen in Outlook übersichtlich verwalten

Die Ordner-Ansicht in Outlook bietet die Möglichkeit, Gruppen in Ordner einzusortieren oder übersichtlich anzuzeigen. Allerdings werden Gruppen und Adressen in Outlook Express komplett durcheinander angezeigt. Möchten Sie die Gruppen getrennt von den anderen Kontakten betrachten müssen Sie zunächst die Ordner-Ansicht aktivieren. Diese ermöglicht es Ihnen dann, auch die Gruppen bequem in Ordnern zu verwalten.

Wechseln Sie zunächst in das Register „Ansicht“ und wählen Sie hier die Option „Ordner und Gruppen“ aus. Sie sehen Ihre Gruppen nun sowohl im linken wie auch im rechten Fenster. Es kann vorkommen, dass Sie zunächst auf das Plus-Symbol vor „Kontakte von Hauptidentität“ klicken, damit die Gruppen sichtbar werden.

Haben Sie bereits viele Gruppen definiert so kann es sinnvoll sein, diese in Ordnern zu verwalten. Wählen Sie hierzu den Befehl „Datei | Neuer Ordner“. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie anschließend auf „OK“. Möchten Sie nun eine Gruppe in den neuen Ordner verschieben klicken Sie zunächst im linken Fenster auf „Kontakte von Hauptidentität“. Nun werden im rechten Fenster wieder alle Gruppen und Adressen angezeigt. Nun können Sie einfach die gewünschte Gruppe von der rechten Seite in den Ordner auf der linken Seite ziehen. Mit dem Verschieben innerhalb des linken Fensters kommen Sie dagegen nicht zum gewünschten Ziel aus. Möchten Sie die Gruppe wieder aus dem Ordner entfernen gehen Sie auf dieselbe Weise vor. Ziehen Sie die Gruppe einfach vom Ordner wieder zurück auf die rechte Seite.

Sobald Sie eine Gruppe in einen Ordner ziehen verschwindet diese aus der rechten Seite des Adressbuchs. Sie können dann nur noch über die Ordner der linken Seite darauf zugreifen. Schalten Sie die Ordner-Ansicht ab so stehen die Gruppen im Adressbuch nicht mehr zur Verfügung. Dies gilt auch für den Dialog „Empfänger auswählen“ beim Erstellen einer neuen Mail. Klicken Sie zunächst auf „Kontakte von Hauptidentität“ und anschließend auf den Ordner, in dem sich die benötigte Gruppe befindet.

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