Ja! Nein! Weiß nicht! – Mit Outlook Umfragen durchführen

Sicherlich haben Sie via E-Mail schon häufig Umfragen gestartet, in denen Sie die Empfänger um eine Meinung zu einem Thema oder zu einem Votum für oder gegen eine Entscheidung gebeten haben, etwa „Wo sollen wir morgen essen gehen?“ oder „Was haltet Ihr von einer Gehaltserhöhung für Peter Maier?“. Leider artet die Auswertung der Umfragen mitunter in Sisyphusarbeit aus, da Sie die Antworten manuell auswerten müssen. Warum überlassen Sie Outlook nicht die Auswertung der Umfrage-Ergebniss? Auf Wunsch können Sie E-Mails mit Abstimmungsschaltflächen versehen; der Empfänger gibt sein Votum dann einfach per Mausklick ab. Die Antworten präsentiert Outlook anschließend in einer übersichtlichen Tabelle.

Umfragen starten

Um eine neue Umfrage zu starten, verfassen Sie eine neue Nachricht und wechseln im Nachrichtenfenster in das Register „Optionen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Abstimmungsschaltfl. verwenden“, öffnen Sie das nebenliegende Listenfeld, und wählen Sie die gewünschten Abstimmungs-schaltfläche aus, beispielsweise „Ja; Nein; Vielleicht“. Sollten Ihnen die angebotenen Schaltflächen nicht zusagen, können Sie auch eigene Schaltflächentexte eingeben. Trennen Sie die einzelnen Texte mit Semikola, etwa „Heute; Morgen; Nächste Woche; Nächsten Monat“. Achten Sie beim Verschicken der Umfrage darauf, daß die E-Mail im Rich-Text-Format auf die Reise geht und der Empfänger die Nachricht ebenfalls mit Outlook entgegennimmt.

Sie haben die Wahl

Sobald der Empfänger die E-Mail in Outlook öffnet, erscheinen oberhalb der Nachricht die vom Absender definierten Abstimmungsschaltflächen. Zusätzlich blendet Outlook den Hinweis „Bitte verwenden Sie zur Abstimmung die obenstehenden Schaltflächen“ ein. Klicken Sie einfach auf einer der angebotenen Schaltflächen, um das gewünschte Votum abzugeben. Im nachfolgenden Dialogfenster teilt Ihnen Outlook noch einmal mit, welche Schaltfläche Sie gedrückt haben. Zudem möchte Outlook von Ihnen wissen, ob Sie die Antwort sofort senden oder zuvor noch einmal bearbeiten möchten.

Ergebnisse auswerten

Sobald Sie eine Umfrage gestartet und die jeweiligen Empfänger per Mausklick auf die Abstimmungsschaltfläche geantwortet haben, können Sie den aktuellen Status der Umfrage abrufen. Hierzu öffnen Sie die Ursprungs-Nachricht, in der Sie die Umfrage definiert haben; zumeist finden Sie alle verschickten Nachrichten im Ordner „Gesendete Objekte“. Im Register „Status“ erhalten Sie eine Übersicht über alle bisher eingegangenen Abstimmungsergebnisse. Hier erfahren Sie detailliert, welcher Empfänger sich wann für welche Schaltfläche entschieden hat. In der Informationszeile oberhalb der Tabelle erhalten Sie einen Ergebnisüberblick und erfahren, wie viele Empfänger sich insgesamt für die einzelnen Schaltflächen entschieden haben. Somit geht selbst die Auswertung umfangreicher Umfragen leicht von der Hand. 

Ein Kommentar

  1. lol 1. April 2016

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