Word Seriendruck: Korrekte Adressen für Serienbriefe einfügen

Wenn Sie häufig Serienbriefe mit Hilfe von Adresslisten aus Excel oder Access schreiben, kennen Sie vielleicht das Problem: Fehlt in den vorhandenen Daten der Vorname, dann führt dies zu unschönen Einrückungen im Adressblock des Serienbriefs. Der Grund hierfür liegt in dem Leerzeichen, welches für die Trennung von Vor- und Zunamen verantwortlich ist. Das falsche Einrücken lässt sich aber verhindern.

Nie mehr falsch einrücken

Zunächst sollten Sie darauf achten, dass in Word die Symbolleiste „Seriendruck“ angezeigt wird, während Sie einen Serienbrief schreiben. Um diese anzeigen zu lassen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste neben eine vorhandene Symbolleiste und wählen Sie dann mit einem Haken das Feld „Seriendruck“ aus. Bei Word 2010 wechseln Sie ins Menü´band „Sendungen“.

Setzen Sie nun den Cursor an die Stelle, an der später der Vor- und Zuname stehen soll. Platzieren Sie nun das Feld „Vorname“, über den Befehl „Seriendruckfelder einfügen“. Wichtig dabei ist, dass auf den Vornamen kein Leerzeichen folgt.

Im Anschluss klicken Sie auf den Befehl „Bedingungsfeld einfügen“, bei Word 2010 auf „Regeln“. Es öffnet sich daraufhin ein Menü, in dem Sie die Option „Wenn … Dann … Sonst …“ auswählen. Im Kombinationsfeld „Feldname“ wählen Sie den Eintrag „Vorname“ aus. Unter „Vergleich“ wählen Sie nun den Eintrag „ist nicht leer“ aus. Danach platzieren Sie den Cursor in das Feld „Dann diesen Text einfügen“ und geben hier ein Leerzeichen ein. Durch diese Bedingung wird festgelegt, dass automatisch ein Leerzeichen eingefügt wird, wenn das Feld Vorname belegt ist.

Ihnen stehen unter „Vergleich“ auch noch andere Optionen zur Verfügung. Dies sind unter anderem „Gleich“, „Ungleich“ oder auch „kleiner als“. Wenn Word den Inhalt des Feldnamens mit einem bestimmten Wert vergleichen soll, dann können Sie diesen über die Option „Vergleichen mit“ festlegen. Bestätigen Sie die Eingabe danach mit einem Klick auf „OK“. Im Anschluss fügen Sie dann ohne Verwendung eines Leerzeichens das Feld „Nachname“ ein. Liegen nun für einen Serienbrief Vor- und Nachname vor, dann trennt die Anwendung diese mit einem Leerzeichen.

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