Microsoft Office: Innerhalb eines Dokuments nur das Format auf andere Elemente übertragen

Werden in Dokumenten formatierte Texte verwendet, sollte man darauf achten, dass nicht zu viele unterschiedliche Formate innerhalb des Schriftstückes vorkommen. Das wirkt sich häufig auf die Optik negativ aus. Außerdem ist der „normale“ Weg mit den unterschiedlichen Arbeitsschritten  ziemlich lang. Dabei geht das auch viel einfacher und schneller.

Bei den Office-Programme wie Word, PowerPoint, Excel oder Outlook kann man mit Tastenkombinationen oder mit einer schnell zu erreichenden Menüfunktion Formate gleichen Typs mit nur ein paar Klicks komplett auf andere Texte übertragen.

Starten Sie zum Beispiel das Office-Programm Word und rufen das zu bearbeitende Dokument auf oder erstellen es neu. Als nächstes formatieren Sie den ersten Textbereich, setzen den Cursor in diese Formatierung und klicken im Register „Start“ auf die Pinsel-Schaltfläche „Format übertragen“.

Möchten Sie mehrere Textpassagen mit der Formatierung versehen, dann führen Sie einen Doppelklick auf die Schaltfläche „Format übertragen“ aus.

Zum Übertragen des Formats setzen Sie den Cursor, der nun mit einem Pinsel versehen ist, in das betreffende Wort oder markieren Sie den entsprechenden Textbereich. Mit dem Mausklick wird das Format automatisch übertragen. Bei einer Mehrfachübertragung verschwindet das Pinselsymbol vom Cursor erst wieder, wenn die Taste [Esc] gedrückt wird.

Als Alternative können Sie auch die erweiterte Kopier- und Einfügen-Funktion nutzen:

  • [Strg][Umschalt][C]
  • [Strg][Umschalt][V]

Leider funktioniert die erweiterte Kopier- und Einfügen-Funktion bei Excel nicht. Hier nutzen Sie die normale Tastenkombination für das Kopieren und Einfügen:

  • [Strg][C]
  • [Strg][V]

Zunächst wird in der Zelle, in die die neue Formatierung eingefügt werden soll, der kopierte Inhalt eingefügt. Klicken Sie nun in dem kleinen Dialogfenster „Einfüge-Optionen“ auf den kleinen Pfeil und wählen im Kontextmenü die Einstellung „Nur Formatierung“ aus.

Das Kopieren und Übertragen von Formatierungen gehört zu den einfacheren Funktionen, die die Bearbeitung von Dokumenten erheblich erleichtern kann.

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