Microsoft Office: Wichtige Excel-Dateien mit Passwort gegen unberechtigten Zugriff schützen

Es wird immer wichtiger, sensible Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Man weiß nie, wer gerade mitliest. Auch große Firmen werden oft mit den verschiedensten Viren und Trojanern angegriffen. Wenn Sie oft Excel-Dateien, wie Umsatzstatistiken, Personaldaten, Lieferanten-Daten oder ähnliches per E-Mail versenden, dann ist Vorsicht geboten. Auch wenn Sie einen Computer nutzen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist ein solcher Schutz unumgänglich. Nicht jeder, sollte diese Daten lesen, geschweige denn verändern dürfen. Microsoft Excel bietet einen integrierten Passwortschutz an, mit dem man mit wenig Aufwand wichtige Dateien mit einem Kennwort sichern kann. Dann ist man sicher, dass wirklich nur berechtigte Personen diese Dateien einsehen können.

So werden die Excel-Dateien per Kennwort gesichtert:

1. Starten Sie Microsoft Excel und erstellen, bzw. rufen die Datei auf, die gesichert werden soll.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei Excel 2007 und 2010 heißt der Befehl „Start | Speichern unter“.

3. Im Dialogfenster „Speichern unter“ klicken Sie oben rechts auf „Extras | Allgemeine Optionen“. Bei Excel 2007 und 2010 ist es am unteren Fensterrand „Tools | Allgemeine Optionen“.

4. Im Fenster „Speicheroptionen“ geben Sie nun im Bereich „Gemeinsamer Datenzugriff“ in das Eingabefeld neben dem Eintrag “ Lese- /Schreibkennwort“ das Passwort ein (bei Excel 2007 und 2010 heißt es „Kennwort zum Öffnen“). Beachten Sie Groß- und Kleinschreibung! Soll die Datei auch gegen unbefugtes Verändern geschützt werden, geben Sie in das untere Eingabefeld „Schreibschutzkennwort“ auch ein Passwort ein (Excel 2007 und 2010: „Kennwort zum Ändern“). Auch hier beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung.

5.  Mit der Schaltfläche „Weitere“ können Sie bei Bedarf noch den Verschlüsselungstyp ändern.

6. Mit einem Klick auf „OK“ öffnet sich das Fenster der Sicherheitsabfrage. Hier wiederholen Sie die Eingabe des gerade vergebenen Passwortes.  Haben Sie auch ein Passwort für den Schreibschutz vergeben, muss dieses auch noch einmal per Sicherheitsabfrage bestätigt werden.

7.  Mit „OK“ werden alle Passwörter bestätigt.

8. Nun können Sie die Datei im entsprechenden Ordner abspeichern.

Tipp: Es empfiehlt sich, die Dateien mit verschiedenen Passworten auszustatten. Um hier den Überblick behalten zu können, sollten Sie eine Liste der vergebenen Kennworte an sicherer Stelle ablegen oder speichern.

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