Outlook Zeiterfassung: Mit Outlook Arbeitszeiten ermitteln und dokumentieren

Gerade wenn Sie selbstständig oder freiberuflich tätig sind, ist es wichtig, die Arbeitszeiten, welche für einzelne Kunden oder Projekte benötigt wurden zu ermitteln. Dies ist insbesondere für eine korrekte Rechnungsstellung von Bedeutung. Eine spezielle Buchhaltungssoftware ist jedoch recht teuer, weshalb es sinnvoller ist, dies mit Outlook zu erledigen.

Outlook zur Zeiterfassung nutzen

Outlook ist mit einer eigenen Zeiterfassung versehen. Um diese zu nutzen, sollten Sie zunächst – falls nicht bereits geschehen – die Journalfunktion aktivieren. Hierzu klicken Sie links in der Navigationsspalte auf „Journal“ und beantworten die Frage mit „Ja“.

 

Um die Zeiterfassung zu beginnen, öffnen Sie den Ordner „Kontakte“. Wählen Sie den Kunden aus, für den die Arbeitszeit dokumentiert werden soll. Wählen Sie dann den Punkt „Neuer Journaleintrag für Kontakt“ aus. Bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Weitere“ sowie „Journaleintrag“.

Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in welchem Sie unter „Betreff“ die Tätigkeit benennen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, einen „Eintragstyp“ auszuwählen. Zur Verfügung stehen die Punkte „Telefonanruf“, „Unterhaltung“ und „Dokument“. Im unteren Eingabefeld können Sie die für den Kunden ausgeführte Tätigkeit nochmals genauer beschreiben. Sobald Sie mit der jeweiligen Tätigkeit beginnen klicken Sie einfach auf den Punkt „Zeitmessung beginnen/starten“. Daraufhin beginnt Outlook die mit der Zeitmessung.

Während der Bearbeitung können Sie den aktuellen Stand jederzeit im Feld „Dauer“ einsehen. Nach Beendigung der Tätigkeit können Sie die Zeitmessung durch „Zeitmessung anhalten“ (bzw. „Zeitgeber anhalten“) und „Speichern und Schließen“ beenden und entsprechend abspeichern.

Um die aufgewendete Zeit für den Kunden zu ermitteln, öffnen Sie einfach in der Ansicht „Kontakte“ den entsprechenden Eintrag mit einem Doppelklick. Für den Fall, dass Sie eine ältere Version als Outlook 2003 nutzen, öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Bei der Version 2007 steht hierfür in der Multifunktionsleiste der Punkt „Aktivitäten“ auf der Registerkarte „Kontakt zur Verfügung. Im Anschluss erhalten Sie eine Auflistung von allen dokumentierten Aktivitäten zum jeweiligen Kunden auf. Wenn Sie ausschließlich die erfassten Arbeitszeiten einsehen möchten, wählen Sie einfach unter der „Rubrik „Anzeigen“ den Punkt „Journal“ aus.

In der Standardansicht von Outlook erhalten Sie keine Gesamtzeit der einzelnen Journaleinträge angezeigt. Falls Sie dies nicht wünschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Liste auf die Überschriften und öffnen den Punkt „Feldauswahl“. Hier wählen Sie in der Kombinationsbox die Option „Alle Journalfelder“ aus und ziehen dann das Feld „Dauer“ via Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Anschließend können Sie einfach auf „Schließen“ klicken.

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