Office-Dateien als PDF-Datei speichern

Wenn Sie Excel-Tabellen oder Word-Dokumente per E-Mail an Freunde oder Bekannte verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass der Empfänger die Datei auch öffnen kann. Nicht jeder hat Excel und Word auf dem Rechner installiert. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie Office-Dokumente auch im universellen PDF-Format speichern. Da PDF-Dateien sich nicht verändern lassen, stellen Sie gleichzeitig sicher, dass niemand an den Daten herumpfuschen kann.

Stellt sich nur die Frage, wie man aus einer Excel- oder Word-Datei eine PDF-Datei macht. Bei Excel/Word 2007 und 2010 geht’s mit Bordmitteln; bei älteren Office-Versionen erledigt ein Gratisprogramm die Aufgabe.

PDF und Office 2010

Bei Office 2010 ist es kinderleicht. Um eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument als PDF zu speichern, rufen Sie den Befehl „Datei | Speichern unter“ auf und wählen im Feld „Dateityp“ den Eintrag „PDF“. Fertig ist die PDF-Datei.

PDF und Office 2007

Bei Office 2007 geht’s ebenfalls über den Befehl „Speichern unter“ und dem Dateityp „PDF“. Sollte der PDF-Dateityp im Auswahlfeld fehlen, müssen Sie zuerst Office 2007 aktualisieren und mindestens das Service Pack 2 für Office 2007 installieren. Das geht am einfachsten, indem Sie die Webseite http://office.microsoft.com/de-de/downloads aufrufen und oben rechts unter „Top Downloads“ auf „Office 2007 Service Pack 2“ klicken. Oder Sie rufen das Windows Update auf (Start | Alle Programme | Windows Update) und bringen mit der Windows-Update-Funktion das Office-Paket auf den neuesten Stand.

Nach der Installation des Service Pack 2 können Sie im Dialogfenster „Speichern unter“ das neue Format „PDF“ auswählen. Über die Schaltfläche „Optionen“ stehen weitere Einstellmöglichkeiten zur Verfügung, um zum Beispiel nur einzelne Seiten oder markierte Tabellenbereiche als PDF zu speichern.

PDF und ältere Office-Versionen

Bei früheren Office-Versionen (Office 2000, XP, 2003) lässt sich das PDF-Format nicht nachrüsten. Hier hilft das Gratisprogramm „CIB PDF Brewer“, mit dem Sie Windows um einen PDF-Drucker erweitern. Das PDF-Programm gibt es kostenlos auf der Webseite

http://www.cib.de/de/produkte/pdf-produkte/download.html

Die Freeware  macht jedes Windows-Programm (und damit auch Office) PDF-fähig. Das funktioniert, da der PDF Brewer einen virtuellen Drucker einrichtet, mit dem Sie jede Datei ins PDF-Format „drucken“ können. In allen Office-Programmen gibt es zusätzlich eine neue PDF-Symbolleiste und das Menü „CIB PDF“. Von hier aus können Sie die PDF-Einstellungen vornehmen und zum beispiel die Druckqualität oder den Passwortschutz konfigurieren.

Um Dokumente im PDF-Format zu speichern, rufen Sie den Befehl „CIB PDF | Speichern und benutzerdefinierte Aktion auslösen“ auf. Oder Sie rufen normal den Standardbefehl „Datei | Drucken“ auf und wählen als Drucker das Modell „CIB PDF Brewer“. Per Klick auf „Drucken“ wird aus dem Office-Dokument eine PDF-Datei.

2 Comments

  1. Gerbera 24. März 2011
  2. Tino Keebel 18. März 2011

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