OpenOffice: Leere Adresszeilen herausfiltern

Wenn Sie öfters Serienbriefe erstellen, dann ärgern Sie sich vermutlich auch darüber wenn sich nach dem Druck herausstellt, dass bei einigen Briefen die Adresse fehlt. Dies liegt zumeist daran, dass die Kontaktdaten nur unvollständig gespeichert werden. So wird bei manchen Kontakten lediglich die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse benötigt. Unvollständige Adressdateien stellen kein Problem dar, solange sie nicht zum Ausdrucken von Serienbriefen verwendet werden. Ohne vorherige Prüfung kann es dann passieren, dass aus dem Drucker eine Vielzahl von Briefen ohne komplette Adressdaten ausgeworfen wird. Dies führt zu einer unnötigen Verschwendung von Papier und Tinte, was jedoch relativ einfach verhindert werden kann.

Um unnötige Ausdrucke zu umgehen, legen Sie nach dem Start des Seriendruckes einfach einen Filter an. Bei einem Filter handelt es sich um eine Datenbank Funktion, mit der gezielt einzelne Datensätze ausgewählt werden können. So werden beispielsweise für einen Serienbrief nur solche Datensätze benötigt, die über eine komplette Postadresse verfügen. Sie finden in der Symbolleiste des Seriendrucks drei Symbole in Form eines Trichters. Mit dem Trichter ganz rechts können Sie einen sogenannten Standardfilter anzulegen. Dieser ermöglicht es drei unterschiedliche Kriterien zu definieren, welche ein Datensatz besitzen muss, um gedruckt zu werden.

Wählen Sie unter „Feldname“ aus, um welches Feld es sich handelt. Unter Umständen ist es erforderlich erst in einer Datenbank nachzusehen, um festzustellen, welchen Namen ein Feld genau trägt. So kann beispielsweise das Feld „Adresse oftmals leer sein, da die benötigte Straße und Hausnummer im Feld „Geschäftsadresse“ eingetragen wurde. Wählen Sie als Bedingung immer „nicht leer“ aus. Erforderlich wären als beispielsweise die Kriterien „Geschäftsadresse nicht leer“, „PLZ (gesch.) nicht leer“ sowie Stadt (gesch.) nicht leer. Somit ist festgelegt, dass nur solche Kontakte auch gedruckt werden, bei denen Straße, Postleitzahl und Ort auch vorhanden sind.

Es ist zudem sinnvoll, den Serienbrief vor dem Ausdruck nochmals zu überprüfen. Geben Sie hierfür im Seriendruck-Fenster einfach an, dass der Brief nicht an den Drucker, sondern in einer Datei ausgegeben wird. Sie haben die Möglichkeit alle Briefe in einer Datei zu speichern oder für jeden Brief eine eigene Datei anzulegen.

Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.