Outlook: Adressen eintragen

Outlook eignet sich hervorragend zur Verwaltung von persönlichen und geschäftlichen Adressen. Zu jeder Adresse können Sie zahlreiche Informationen wie Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse oder Notizen speichern.

Die Kontaktliste ist wie ein klassisches Adressbuch aufgebaut: Hier finden Sie Felder für Namen, Vornamen, Adressen und telefonische Kontakte, die Sie wie ein Formular ausfüllen. Im Vergleich zu herkömmlichen Adressbüchern geht Microsoft Outlook allerdings noch einen Schritt weiter. In der Datenbank von Microsoft Outlook können Sie beliebig viele Kontakte speichern. Auch das Verwalten und Suchen der Adressen geht mit Microsoft Outlook wesentlich leichter von der Hand als mit einem herkömmlichen Adressbuch.

In das Adressbuch von Outlook können Sie so viele Adressen eintragen wie Sie möchten. Um eine neue Adresse – eine Einzelperson oder eine Firma – aufzunehmen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste in der Outlook-Leiste auf das Symbol Kontakte.

2. Öffnen Sie das Menü Datei, und rufen Sie den Befehl Neu > Kontakt auf. Outlook öffnet anschließend ein neues Fenster, in das Sie die gewünschten Kontaktinformationen eingeben.

3. Geben Sie den Namen der gewünschten Kontaktperson einfach in das Feld rechts neben der Schaltfläche Name ein, zum Beispiel in der Form Mirko Müller oder Frau Nicole Schweer.

4. Tragen Sie anschließend – sofern erforderlich – in das Feld Firma den Namen der Firma ein, für die die Person arbeitet, z.B. Microsoft GmbH oder Up2day GmbH. In das Feld Position geben Sie die Position oder Abteilung der Kontaktperson innerhalb der Firma ein, zum Beispiel Geschäftsführer oder Buchhaltung. Bei Privatpersonen lassen Sie die beiden Felder einfach leer.

5. Besonders interessant ist das Listenfeld Speichern Unter. Hier bestimmt Outlook zunächst automatisch, wo der neue Kontakt in der Kontaktliste auftauchen soll. Üblicherweise richtet sich Outlook an den Nachnamen der Kontaktperson. Wenn Sie jedoch in das Feld Firma eine Firmenbezeichnung eingetragen haben, können Sie auch eine andere Einsortierung wählen. Öffnen Sie hierzu das Listenfeld Speichern Unter per Mausklick auf den nach unten gerichteten Pfeil, und wählen Sie das gewünschte Kriterium aus. Haben Sie beispielsweise einen Firmennamen eingetragen, können Sie den Kontakt unterhalb der Firma eingliedern. Der Vorteil: Alle Personen der Firma tauchen später in der Kontaktliste untereinander auf. Doch Vorsicht: Wenn Sie den Namen unter dem Firmennamen speichern, können Sie ihn später auch nur unter dem Firmennamen auffinden; den Nachnamen der Kontaktperson suchen Sie in diesem Fall in der Kontaktliste vergeblich.

6. In der rechten Hälfte des Dialogfensters können Sie vier verschiedene Telefonnummern eintragen. Klicken Sie auf das gewünschte Eingabefeld – beispielsweise Geschäftlich -, und tragen Sie die entsprechende Nummer ein, zum Beispiel (089) 123456.

7. Klicken Sie anschließend in das Eingabefeld rechts neben der Schaltfläche Adresse, und tragen Sie die Straße, die Postleitzahl sowie den Ort ein.

8. Sofern die Kontaktperson über eine E-Mail-Adresse verfügt, können Sie diese in das Eingabefeld E-Mail eintragen. Internet-E-Mail-Adressen weisen stets das Format name@name.xyz auf, zum Beispiel mirko@msn.com. Das @-Zeichen erzeugen Sie übrigens mit der Tastenkombination G+q.

9. Zahlreiche Firmen, aber auch Privatpersonen, verfügen mittlerweile über eine sogenannte „Homepage“ (Startseite) im World Wide Web des Internet. Sofern die Kontaktperson über eine eigene Web-Seite verfügt und die entsprechende Adresse bekannt ist, können Sie sie in das Eingabefeld Webseite eintragen, beispielsweise http://www.gewinner.de.

10. Sobald Sie alle gewünschten Informationen eingetragen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Schliessen. Outlook speichert die neue Adresse anschließend im Bereich Kontakte.

Um besonders einfach auf die bislang eingetragenen Adressen zuzugreifen, sollten Sie die Kontakte als Karteikarten anzeigen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl Ansicht > Aktuelle Ansicht > Adresskarten auf.

 

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