Egal ob auf der Arbeit oder Zuhause: Outlook ist meistens geöffnet, um E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte und den Kalender zu verwalten. Da bietet es sich doch an, dieses Programm auch zur zentralen Datenverwaltung zu nutzen. Hier können wichtige Dokumente und Ordnerverweise, die man ohnehin nahezu jeden Tag benötigt, direkt angewählt werden. Somit entfällt die herkömmliche, zusätzliche Navigation mit dem Windows-Explorer. Mit dieser weitestgehenden unbekannten Funktion lässt sich der Arbeitsalltag noch besser und effektiver strukturieren.
Um die zentrale Verwaltung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Starten Sie Outlook, und klicken Sie im Navigationsbereich unten links auf „Verknüpfungen“. Um die häufig genutzten Dateien zu strukturieren, fügen Sie mit der Schaltfläche „Neue Gruppe hinzufügen“ so viele Ordner hinzu, wie Sie benötigen. Vergeben Sie den neuen Ordnern gleichzeitig entsprechende Namen wie „Dokumente“, „Fotos“, Ordner, usw…
Wichtig: Der Link „Neue Verknüpfung hinzufügen“ ist für diesen Zweck nicht geeignet, da diese Verknüpfungen nur auf interne Outlook-Ordner verweist.
2. Anschließend öffnen Sie zusätzlich den Windows Explorer und ordnen beide offenen Fenster so an, dass Sie per Drag & Drop die benötigten Dateien und Ordner vom Explorer in die zuvor erstellten Gruppen hineinziehen.
Auf diese Weise entstehen neue Verknüpfungen direkt in Outlook. Die enthaltenen Daten werden nicht verschoben und verbleiben im ursprünglichen Ordner.