Outlook: Ansichten individuell konfigurieren

Für welche Ansicht Sie sich auch entscheiden: Jede Ansicht können Sie individuell formatieren sowie das Angebot und die Reihenfolge der angezeigten Felder modifizieren. Beispielsweise können Sie im Kalender zusätzlich zum Betreff auch die Ressourcen des Termins anzeigen oder statt der Endzeit die Dauer des Termins darstellen. Ihr Wunsch ist Outlook Befehl.

Um festzulegen, welche Felder in welcher Reihenfolge angezeigt werden, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1.         Wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.

2.         Rufen Sie den Menübefehl Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen auf. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Felder.

Sollte die Schaltfläche nicht verfügbar sein, können Sie die Anzeige der Felder leider nicht modifizieren, beispielsweise in der Kalenderansicht Tages-/Wochen-/Monatsansicht. Wählen Sie in diesem Fall eine andere Ansicht, und rufen Sie den Menübefehl erneut auf.

3.         Im nachfolgenden Dialogfenster erkennen Sie auf der rechten Seite, welche Felder in welcher Reihenfolge angezeigt werden.

Möchten Sie in der jeweiligen Ansicht weitere Informationen anzeigen, markieren Sie in der linken Fensterhälfte das gewünschte Feld und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen. Welche Felder in der Liste Verfügbare Felder zur Verfügung stehen, bestimmen Sie über das Listenfeld Verfügbare Felder auswählen aus, beispielsweise Alle Terminfelder.

Sie können einen Eintrag übrigens auch verschieben, indem Sie ihn mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position verschieben. Gleiches gilt auch für das Hinzufügen neuer Felder: Ziehen Sie einfach das gewünschte Feld mit gedrückter Maustaste von der linken in die rechte Liste. Eine rot gestrichelte Linie zeigt die Position an, die der Eintrag nach dem Loslassen der Maustaste einnimmt.

4.         Um die Reihenfolge innerhalb der Ansicht zu verändern, markieren Sie in der rechten Liste den Eintrag, den Sie nach oben oder unten verschieben möchten und klicken auf die Schaltfläche Aufwärts oder Abwärts.

5.         Auf Wunsch können Sie auch gleich ein neues Feld definieren, das bislang noch nicht existiert, beispielsweise das Feld Vorbereitungszeit. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Neues Feld. Geben Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Namen des neuen Feldes ein, und bestimmen Sie in der darunterliegenden Liste Typ den Dateityp, zum Beispiel Text, Ja/Nein oder Datum/Uhrzeit. Der Dateityp legt fest, welche Art von Informationen Sie in das Feld eingeben möchten. Bei einem Feld namens Vorbereitungszeit bietet sich beispielsweise der Typ Dauer an, während sich für Kosten der Dateityp Währung empfiehlt. Je nach gewähltem Dateityp können Sie anschließend im Feld Format eines der angebotenen Formate bestimmen, etwa das Währungs- oder allgemeine Zahlenformat. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

Besonders interessant sind die Dateitypen Formel und Kombination. Hier können Sie per Mausklick auf die Schaltfläche Bearbeiten mehrere Felder miteinander kombinieren bzw. mit Hilfe von Formeln Werte automatisch berechnen lassen.

6.         Sobald die Anzahl sowie die Reihenfolge der Felder feststeht, schließen Sie das Dialogfenster mit OK.Wenn Sie sich in einer tabellarischen Ansicht befinden, beispielsweise in der Ansicht Aktive Termine, können Sie die Reihenfolge der Felder, sprich der Tabellenspalten, auch mit der Maus verändern. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

1.         Platzieren Sie den Mauszeiger auf den Spaltenkopf der Spalte, die Sie an eine neue Position verschieben möchten, zum Beispiel auf Voller Name.

2.         Halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie den Spaltenkopf – mit weiterhin gedrückter Maustaste – an die neue Position. Der Clou: Outlook zeigt Ihnen anhand einer roten Markierung, wo die Spalte beim Loslassen der Maustaste plaziert würde.

3.         Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Position los, um die Tabelle neu zu ordnen.

Genauso einfach können Sie eine Spalte auch entfernen, um zum Beispiel mehr Platz für die übrigen Spalten zur Verfügung zu stellen. Klicken Sie hierzu mit der rechten(!) Maustaste auf den Spaltentitel, und wählen Sie aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Diese Spalte entfernen. Keine Sorge: Outlook löscht nicht etwa die Daten der Spalte, sondern entfernt sie lediglich aus der aktuellen Ansicht. Mit dem Menübefehl Ansicht > Felder anzeigen können Sie – wie weiter oben bereits beschrieben – die entfernten Spalten wieder hinzufügen.

Outlook kennt noch eine weitere elegante Möglichkeit, die Anzahl der Tabellenfelder zu verändern und beispielsweise neue Felder hinzuzufügen. Hierzu blenden Sie einfach eine Liste der verfügbaren Tabellenfelder ein und ziehen die gewünschten Felder in die aktuelle Tabellenansicht. Folgende Schritte sind dazu notwendig:

1.         Wechseln Sie in eine beliebige Tabellenansicht.

2.         Klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf einen beliebigen Spaltentitel der Tabelle, und wählen Sie aus dem nachfolgenden Untermenü den Befehl Feldauswahl. Outlook blendet daraufhin das Fenster Feldauswahl ein.

3.         Bestimmen Sie zunächst über das obere Listenfeld des Feldauswahl-Fensters, welche Felder Outlook anzeigen soll, beispielsweise Häufig verwendete Felder oder Alle Terminfelder. Welche Felder zur Verfügung stehen, hängt davon ab, in welchem Outlook-Bereich (Kontakte, Termine, Aufgaben usw.) Sie sich gerade befinden.

4.         Klicken Sie anschließend auf das gewünschte Feld, das Sie hinzufügen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie das Feld – mit weiterhin gedrückter Maustaste – an die gewünschte Position innerhalb des Spaltenkopfes. Zwei rote Pfeile zeigen Ihnen an, wo Outlook das neue Feld einfügen wird, wenn Sie die Maustaste loslassen.

5.         Sobald Sie die gewünschte Position gefunden haben, lassen Sie die Maustaste los, um das neue Feld in die Tabelle einzufügen.

Auf die gleiche Weise können Sie Spalten übrigens auch wieder entfernen. Klicken Sie innerhalb der Ansicht auf den Spaltentitel, halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Spalte – mit weiterhin gedrückter Maustaste – aus dem Spaltenkopf heraus. Sobald ein großes X über dem Spaltenkopf erscheint, können Sie die Maustaste loslassen.

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