Outlook: Arbeitserleichterung dank Vorlagen

Wer regelmäßig immer wiederkehrende Aufgaben erledigt und zum Beispiel wieder und wieder E-Mails mit gleichem Inhalt an immer die gleichen Empfänger verschickt, kennt die Arbeitsabläufe in- und auswendig: Neue E-Mail öffnen, Empfänger auswählen, Betreff eintragen, Grußformel eingeben, Nachrichtentext eintippen und so weiter. Warum sparen Sie sich nicht die Sisyphusarbeit und verwenden statt dessen Vorlagen?

Neue Elemente mit vordefiniertem Inhalt

Sie können sich Vorlagen wie bereits bedrucktes Papier vorstellen, auf dem bereits all das eingetragen ist, was Sie sowieso immer brauchen: Absender, Grußformel, Schlußformel, Signatur, Bankverbindung und ähnliches. Sie brauchen in der Vorlage nur noch den individuellen Text einzutragen und schon ist die E-Mail fertig. Gleiches gilt für Termine, Kontakte, Aufgaben, Journale und Notizen: Wenn Sie regelmäßig immer wieder ähnliche Elemente erstellen, beispielsweise Besprechungen mit immer wieder der gleichen Teilnehmerliste oder Aufgaben mit immer wieder gleichen Beschreibungen, erstellen Sie einfach eine Vorlage, die alle Textpassagen und Einstellungen enthält, die Sie regelmäßig benötigen.

Neue Vorlagen zaubern

Um eine neue Vorlage zu erstellen, öffnen Sie zunächst ein neues Element, beispielweise eine E-Mail, und füllen die Dialogfelder des Elements so aus, wie die Vorlage später aussehen soll. Sie legen also die Standardeinstellungen und –texte fest, die später bei jedem neuen Element voreingestellt sein sollen. Sobald Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen gestaltet haben, rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Speichern unter“ auf und wählen im Listenfeld „Dateityp“ den Eintrag „Outlook-Vorlage (*.oft)“. Geben Sie den gewünschten Namen für die Vorlage ein, und bestätigen Sie mit „Speichern“.

Wo die Vorlagen schlummern

Alle Outlook-Vorlagen befinden sich in der Regel im VORLAGENOUTLOOK-Ordner von Microsoft Office.

Vorlagen einsetzen

Nachdem Sie die gewünschte Vorlage gespeichert haben, können Sie sie jederzeit für neue Elemente, beispielsweise für neue E-Mail-Nachrichten oder Aufgaben, verwenden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Datei > Neu > Vorlage wählen“ auf und wechseln in das Register „Outlook“. Markieren Sie die gewünschte Vorlage, und bestätigen Sie mit „Öffnen“. Outlook öffnet anschließend die gewünschte Vorlage, die bereits mit den vordefinierten Texten, Optionen und Einstellungen versehen ist.

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