Vielleicht kenne Sie das: Während Sie in Word schreiben fällt Ihnen etwas ein, was Sie auf keinen Fall vergessen wollen. Für diesen Fall wäre es praktisch, wenn Sie eine Outlook Aufgabe direkt aus der Textverarbeitung heraus erstellen könnten. Durch Anlegen eines Icons in der Symbolleiste von Word lässt sich dieses relativ einfach realisieren.
Word zaubert Outlook-Aufgaben
Bei Word bis Version 2007 öffnen Sie zunächst Word, und gehen Sie auf „Extras | Anpassen“. Wechseln Sie anschließend auf das Register „Befehle“ und gehen Sie zum Fenster „Kategorien“. Bei Word 2007/2010/2013 öffnen Sie das Fenster „Optionen“ (mit „Datei | Optionen“) und klicken auf „Symbolleiste für den Schnellzugriff“. Hier finden im Listenfeld „Befehle auswählen“ die Option „Alle Befehle“, welche Sie auswählen.
Scrollen Sie dann im Fenster „Befehle“ nach unten, bis zur Option „Aufgabe Erstellen“; ab Word 2010 lautet der Befehl „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“. Sie können diese Option bei Word bis Version 2007 nun einfach mit gedrückter linker Maustasrter auf eine beliebige Symbolleiste von Word ziehen. An der gewünschten Option lassen Sie die Maus dann einfach los. Anschließend können Sie den offenen Dialog schließen. Ab Word 2007 klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den neuen Befehl als Mini-Symbol in die Schnellzugriffsleiste (ganz oben links im Fensterrahmen) aufzunehmen.
Sie finden das Icon nun an der entsprechenden Stelle. Nach einem Klick auf das Symbol öffnet sich das aus Outlook gewohnte Aufgabenfenster. Diese Möglichkeit besteht unabhängig davon ob Outlook gerade geöffnet ist oder nicht. Als Betreff für die Aufgabe wird automatisch der Name des aktuellen Word-Dokuments eingefügt. Vorteilhaft ist zudem, die direkte Verknüpfung des Dokuments mit der erstellten Aufgabe. Sollten Sie dies nicht wünschen können Sie einfach das Dokument-Icon im Aufgabenfenster löschen und den Betreff überschreiben.
Sofern Sie das aktuelle Word Dokument noch nicht gespeichert haben, erscheint beim Erstellen der Aufgabe eine Meldung, dass Sie dies zunächst tun müssen. Erst anschließend lässt sich eine neue Aufgabe anlegen. Neben Word haben Sie auch in Excel die Möglichkeit ein solches Icon zum Erstellen von Aufgaben anzulegen. Lediglich in Powerpoint steht diese Variante nicht zur Verfügung.