Im Outlook-Posteingang geht es oft drunter und drüber. Wer viele Mails erhält, muss ständig aufräumen. Viele Mails werden dabei stets auf dieselbe Weise bearbeitet. E-Mails von Freunden werden beispielsweise farbig markiert und dann in einen Ordner verschoben. Immer wieder. Die wiederkehrende Arbeit lässt sich mit „QuickSteps“ automatisieren und auf eine Minimum reduzieren. Ebenfalls hilfreich: Outlooks automatische Aufräum-Funktion und die Ansicht „Konversation“.
Konversation statt alles untereinander
Damit Sie im Posteingang nicht die Übersicht verlieren, können Sie alle Mails so anordnen, dass Antworten und Rückantworten nicht mehr verstreut im Posteingang liegen, sondern als Konversation zusammengefasst werden. Um alle zusammengehörenden Mails in Baumstruktur anzuzeigen, wechseln Sie zum Menüband „Ansicht“ und kreuzen die Option „Als Unterhaltung anzeigen“ an. Jetzt werden die Mails so angezeigt, dass Unterhaltungen (Antworten und Rückantworten) zusammengefasst und untereinander angezeigt werden.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Für wiederkehrende Aufgaben gibt es die QuickSteps. Wichtige Arbeitsschritte wie das Verschieben in Ordner sind bereits vorkonfiguriert. Per Klick auf „Neuer Quickstep“ definieren Sie einen neuen QuickStep. Im ersten Schritt geben Sie dem QuickStep einen treffenden Namen und wählen die erste Aktion, etwa das Kategorisieren und Einfärben oder das Verschieben der Mail in einen Ordner.
Ist keine passende Aktion dabei, können Sie dem Befehl „Benutzerdefiniert“ einen völlig neuen QuickStep definieren. Über die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“ legen Sie die gewünschten Schritte fest. Ist der QuickStep fertig, wird er mit OK gespeichert. Der neue QuickStep taucht im Bereich QuickSteps der Symbolleiste auf. Ein Klick auf die neue Schaltfläche führt in einem Rutsch alle im QuickStep gespeicherten Aktionen aus.
Zu volle Ordner automatisch aufräumen
Wenn es im Posteingang mal wieder zu voll wird, hilft der Befehl „Aufräumen | Ordner aufräumen“.
Im nächsten Fenster klicken Sie auf „Einstellungen“ und legen fest, was beim Aufräumen passieren soll, etwa dass alle redundanten (doppelten) E-Mails in den Ordner „Gelöschte E-Mails“ verschoben werden, ungelesene Nachrichten aber unangetastet bleiben. Danach reicht ein Klick auf „Ordner aufräumen“, um mit der digitalen Putzaktion zu beginnen.
