Outlook automatisch: Die Auto-Funktionen und Assistenten von Outlook

Bei der Entwicklung von Outlook hat sich Microsoft einige ganz besondere Leckerbissen einfallen lassen: Die sogenannten Auto-Funktionen und Assistenten. Wie die Namen bereits vermuten lassen, nehmen Ihnen die automatischen Funktionen eine Menge Arbeit ab, vor allem Routine-Arbeit.

Vorschau gefällig?

Im Posteingang kommt beispielsweise die AutoVorschau-Funktion zum Einsatz; sie zeigt bereits im Eingangskörbchen unterhalb der Betreffzeile die ersten drei Zeilen der neu eingetroffenen E-Mail-Nachrichten, so daß Sie in den meisten Fällen sofort erkennen können, was Ihnen der Absender mitzuteilen hat. Auf diese Weise lassen sich bereits im Vorfeld wichtige von weniger wichtigen Nachrichten unterscheiden.

“Nächste Woche Samstag“ statt 19.03.2011

Die Eingabe eines Datums oder der Uhrzeit gestaltet sich dank der AutoDatum-Funktion zum Kinderspiel. Das Prinzip ist einfach: Anstatt das Datum oder die Uhrzeit mühsam aus den Listenfeldern auszuwählen oder als Zahlenwerte einzutragen, geben Sie Datum und Uhrzeit – wie im täglichen Sprachgebrauch üblich – einfach in Worten an, beispielsweise „nächsten Montag“, „heute in einer Woche“ oder „in zwanzig Minuten“. Outlook wandelt die umgangssprachliche Eingabe dann wie von Geisterhand in das richtige Datum bzw. die richtige Uhrzeit um. Sogar Feiertage wie Neujahr, Tag der Arbeit oder Allerheiligen gehören zum Sprachschatz von Outlook.

Auch beim Erfassen neuer Kontakte greifen die AutoFunktionen Ihnen unter die Arme. Dank der AutoName-Funktion brauchen Sie den Namen und die Adresse einer Kontaktperson nicht mühsam in die einzelnen Felder der Datenbank einzugeben. Sie tragen den Namen einfach wie gewohnt ein – z. B. in der Form „Herr Mirko Müller Jr.“ -, und Outlook ordnet die Eingabe automatisch den internen Feldern für Anrede, Vorname, Nachname, Straße usw. zu.

Stets zu Diensten: Die Assistenten

Im Gegensatz zu den AutoFunktionen übernehmen die Assistenten weitaus komplexere Aufgaben. Outlook kennt zwei Assistenten, die allerdings nur im Zusammenspiel mit dem Microsoft Exchange Server die Bühne betreten: Den Posteingangs- und den Abwesenheitsassistenten.

Damit Sie von der täglichen E-Mail-Flut nicht regelrecht überschwemmt werden, teilen Sie dem Posteingangs-Assisten einfach in Form von Regeln mit, was beim Eintreffen neuer Nachrichten zu tun ist. Beispielsweise können Sie den Assistenten anweisen, Nachrichten eines bestimmten Empfänger automatisch weiterzuleiten, zu löschen, in einen bestimmten Ordner zu verschieben oder eine Antwort-Nachricht zurückzuschicken. Ähnliches verrichtet der Abwesenheits-Assistent; er übernimmt während Ihrer Abwesenheit praktisch Ihre Urlaubsvertretung und kümmert sich in dieser Zeit um die Verwaltung der eingehenden Nachrichten. Sie können die digitale Vertretung zum Beispiel anweisen, allen Absendern eingehender Nachrichten eine Mitteilung über Ihre Urlaubspläne zukommen zu lassen.