Outlook bittet um Rückruf: Wie Sie wichtige Nachrichten mit einer speziellen Kennzeichnung versehen

Besonders wichtige Nachrichten sollten auch als solche gekennzeichnet sein. In den meisten Fällen reicht dafür die Vergabe einer hohen Priorität. Doch wenn Sie noch mehr Aufmerksamkeit erregen möchten, sollten Sie der Nachricht eine spezielle Kennzeichnung mit auf den Weg geben. Auf diese Weise können Sie den Empfänger beispielsweise eindringlich um eine Antwort bitten. Gekennzeichnete Nachrichten erhalten ein zusätzliches Fähnchen-Symbol. Der Empfänger wird oberhalb der eigentlichen Nachricht über die Art der Kennzeichnung informiert und erfährt somit, daß er die Nachricht zum Beispiel nur zur Kenntnisnahme erhalten hat oder unbedingt antworten soll.

Kennzeichnung anbringen

Um eine Nachricht mit einer Kennzeichnung zu versehen, öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Befehl Bearbeiten > Nachricht Kennzeichnen auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster die Art der Kennzeichnung aus. Outlook stellt standardmäßig folgende Kennzeichnungen zur Verfügung:

  • – Antwort nicht erforderlich
  • – Bitte um Antwort
  • – Bitte um Antwort an alle
  • – Bitte um Telefonanruf
  • – Bitte um Weiterleitung
  • – Nicht weiterleiten
  • – Zur Durchsicht
  • – Zur Nachverfolgung
  • – Zur Kenntnisnahme
  • – Zur Überprüfung

Sie können in das Listenfeld auch eigene Kennzeichnungen eingeben, beispielsweise „Bitte Peter darüber informieren“ oder „Für Ihre Akten“.

Möchten Sie zusätzlich zur Kennzeichnung ein Datum festlegen, bis wann zum Beispiel der Empfänger der Bitte um Antwort entsprechen soll, wählen Sie das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit im Feld Bis/Am. Schließen Sie das Dialogfenster anschließend mit Ok.

Kennzeichnung ruck zuck

Sie können die gewünschten Nachrichten übrigens auch direkt im Posteingang kennzeichnen oder die Kennzeichnung löschen. Klicken Sie einfach mit der rechten(!) Maustaste auf die gewünschte Nachricht, und wählen Sie aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Nachricht kennzeichnen. Bei bereits gekennzeichneten Nachrichten können Sie im Kontextmenü den Befehl Als Erledigt Kennzeichnen und Kennzeichnung löschen aufrufen. Einziger Nachteil: Outlook vergibt automatisch die Kennzeichnung Zur Nachverfolgung.

Rote Fähnchen

In den jeweiligen Mail-Ordnern, zum Beispiel im Posteingang, markiert Outlook gekennzeichnete Nachrichten mit einer kleinen roten Fahne. Somit ist sofort erkennbar, daß die Nachricht noch mit einer wichtigen Botschaft gekennzeichnet ist. Wenn Sie die gekennzeichnete Nachricht öffnen, erfahren Sie oberhalb der Nachricht, um was für eine Kennzeichnung es sich handelt und bis wann Sie zum Beispiel die Nachricht beantworten sollten. Sollte das angegebene Datum überschritten sein, erscheinen die verfallenen Nachrichten im Outlook-Fenster automatisch im auffälligen Rot.

Sobald Sie die Bedingung der Kennzeichnung erfüllt und beispielsweise – wie vom Absender gewünscht – auf die Nachricht geantwortet haben, können Sie die Kennzeichnung als erledigt markieren. Hierzu öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Menübefehl Bearbeiten > Nachricht kennzeichnen auf. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen Erledigt. In der Informationszeile des Nachrichtenfensters erscheint daraufhin der Zusatz Erledigt am Datum. Um erledigte von unerledigten Nachrichten unterscheiden zu können, sind erledigte Kennzeichnungen mit einem grauen Fähnchen markiert. 

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