Outlook-Daten nach Excel oder Word übernehmen

Viel PC-Anwender verwalten ihre Adressen mit Outlook. Doch was tun, wenn die Outlook-Adresse in eine Excel-Tabelle oder einem Word-Dokument übernommen werden sollen? Dann werden meist mit dem Export-/Import-Assistenten die Adressen aus Outlook in eine Datei exportiert und danach wieder in Excel importiert. Viel zu umständlich. Über die Zwischenablage von Windows geht’s viel schneller.

Um Outlook-Adressen in die Zwischenablage zu übernehmen, sollten Sie im Menü „Ansicht“ zuerst eine Ansicht wählen, in der alle gewünschten Felder dargestellt werden, etwa die Ansicht „Alle Felder“ oder „Liste“. Mit dem Befehl „Ansicht | Anordnen nach | Aktuelle Ansicht | Aktuelle Ansicht anpassen“ bzw. bei Outlook 2010 per Klick auf „Ansichtseinstellungen“ können Sie anschließend die nicht benötigten Felder ausblenden.

Zeigt die Listenansicht die gewünschten Felder, markieren Sie mit der Tastenkombination [Strg][A] sämtliche Kontaktdaten. Danach drücken Sie die Tastenkombination [Strg][C], um die markierten Elemente in die Zwischenablage zu kopieren. Jetzt wechseln Sie zu Word oder Excel und fügen die kopierten Adressen mit der Tastenkombination [Strg][V] ins Word- bzw. Excel-Dokument ein.

Ein Vorteil der Copy/Paste-Methode: Im Gegensatz zum Import-/Export-Assistenten können Sie auch Daten aus benutzerdefinierten Feldern übernehmen – das geht mit dem Export-Assistenten nicht.

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