Um die chronologische Reihenfolge eingegebener Daten zu verfolgen, verwendet Outlook die sogenannte „Zeitskala“. Auf einer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitschiene werden die einzelnen Vorkommnisse – ähnlich einem Logbuch – dem Datum nach einsortiert. Die Zeitskala ist also ideal für die Darstellung von Journaleinträgen geeignet, läßt sich jedoch auch auf andere Daten anwenden.
Standardmäßig finden Sie die Ansicht Zeitskala lediglich im Journal von Microsoft Outlook. Wie Sie neben Journaleinträgen auch andere Outlook-Daten als Zeitskala darstellen können, erfahren Sie weiter unten im Abschnitt „Eigene Ansichten definieren“.
In der Zeitskala erkennen Sie am oberen Rand den aktuell dargestellten Tag, die Woche oder den Monat. Wie detailliert die Zeitskala aufgegliedert ist, entscheiden Sie mit Hilfe der vier Schaltflächen in der Symbolleiste:
Zu Heute wechseln – Heutigen Tag anzeigen. Springt in der jeweiligen Ansicht (Tag, Woche oder Monat) direkt zum aktuellen Tag. Alternativ hierzu können Sie auch den Befehl Ansicht > Gehe zu > Zu Heute wechseln aufrufen.
Tagesansicht – Zeigt auf der Zeitskala einzelne Tage inklusive der jeweiligen Uhrzeiten. Alternativ hierzu können Sie auch den Menübefehl Ansicht > Tagesansicht aufrufen. Diese Ansicht empfiehlt sich, wenn die Uhrzeiten der Einträge wichtig sind oder an einem Tag sehr viele Einträge existieren.
Wochenansicht – Teilt die Zeitskala in Wochen auf und zeigt die Einträge einzelner Wochentage. Alternativ hierzu können Sie auch den Menübefehl Ansicht > Woche aufrufen.
Monatsansicht – Monatsansicht. Teilt die Zeitskala in Monate auf und zeigt die Einträge einzelner Wochen und Tage. Alternativ hierzu können Sie auch den Menübefehl Ansicht > Monatsansicht aufrufen. Diese Ansicht empfiehlt sich, wenn Sie einen Gesamtüberblick erhalten möchten.
Am oberen Rand der Zeitskala erscheinen unterhalb der Tages-, Wochen- bzw. Monatsangaben kleine schwarze, nach unten weisende Pfeile. Klicken Sie auf den Tages-, Wochen- bzw. Monatsnamen, um ein kleines Kalenderblatt einzublenden, über das Sie blitzschnell zu einem anderen Tag wechseln können. Möchten Sie einen Monat vor- oder zurückblättern, klicken Sie einfach innerhalb des Kalenderblatts auf den nach rechts bzw. nach links weisenden Pfeil neben dem Monatsnamen. Alternativ hierzu können Sie auch auf den aktuellen Monatsnamen klicken, die Maustaste gedrückt halten und den gewünschten Monat aus dem nachfolgenden Untermenü auswählen. Der Clou: Wenn Sie die Maustaste gedrückt halten und aus dem kleinen Fenster nach oben oder unten herausfahren, blättert Outlook die Liste automatisch weiter. Fällt das gewünschte Datum zufällig auf den heutigen Tag, genügt ein Mausklick auf die Schaltfläche Heute.
Um die Zeitskala zu verschieben, verwenden Sie die Bildlaufleiste am unteren Bildschirmrand. Klicken Sie innerhalb der Bildlaufleiste auf die nach links bzw. rechts weisenden Pfeile, um die Skala einen Tag, eine Woche oder einen Monat vor- bzw. zurückzuschieben – die Schrittweite hängt von der jeweils gewählten Ansicht ab. Um besonders große „Distanzen“ zu überbrücken, verschieben Sie einfach das Bildlauffeld. Klicken Sie es hierzu innerhalb der Bildlaufleiste an, halten Sie die Maustaste gedrückt, und verschieben Sie das Feld – mit weiterhin gedrückter Maustaste – an die gewünschte Position.
Outlook bietet die Möglichkeit, innerhalb der Zeitskala zu einem ganz bestimmten Datum zu wechseln. Gehen Sie hierzu bitte folgendermaßen vor:
1. Rufen Sie den Menübefehl Ansicht > Gehe zu > Wechseln zu Datum auf.
2. Klicken Sie im Feld Datum auf den nach unten gerichteten Pfeil, und klicken Sie im nachfolgend erscheinenden Kalenderblatt auf das gewünschte Datum.
Selbstverständlich können Sie im Feld Datum auch die AutoDatum-Funktion von Outlook verwenden und das Datum in Worten angeben, zum Beispiel Morgen oder Nächste Woche Montag.
3. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Outlook stellt daraufhin das gewünschte Datum im gewünschten Kalender dar.
Wenn Sie die Daten der Zeitskala gruppieren, werden die einzelnen Einträge nach den jeweiligen Kriterien gruppiert. Die Bedienung ist einfach: Um die Übersicht zu wahren, können Sie einzelne Gruppen ausblenden, indem Sie links neben der Gruppenüberschrift auf das Minuszeichen klicken. Alternativ hierzu können Sie die Gruppe auch mit der Maus markieren und anschließend den Menübefehl Ansicht > Gruppen erweitern/reduzieren > Diese Gruppe reduzieren aufrufen. Per Mausklick auf das Pluszeichen bzw. mit dem Befehl Ansicht > Gruppen erweitern/reduziere > Diese Gruppe erweitern werden die Journaleinträge der jeweiligen Gruppe wieder angezeigt. Im Untermenü Ansicht > Gruppen erweitern/reduzieren können Sie auf einen Schlag auch Alle Ebenen reduzieren oder Alle Ebenen erweitern.
Ihnen gefällt die Schriftart der Zeitskala nicht, oder Sie möchten auf die Anzeige der Wochennummern verzichten? Dann können Sie die Einstellungen der Zeitskala-Ansicht folgendermaßen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen:
1. Wechseln Sie in die gewünschte Zeitskala-Ansicht, die Sie formatieren möchten.
2. Rufen Sie den Menübefehl Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen auf. Klicken Sie anschießend auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen.
3. Im Feld Schriftarten haben Sie die Möglichkeit, die Schriftattribute für die obere Skala, die untere Skala sowie die eigentlichen Journaleinträge festzulegen. Klicken Sie hierzu auf die entsprechende Schaltfläche, zum Beispiel auf Journaleinträge.
Im nachfolgenden Dialogfenster bestimmen Sie die gewünschte Schriftart, den Schriftschnitt sowie die Schriftgröße. Besonders praktisch: Im Feld Muster können Sie jederzeit erkennen, welche optischen Auswirkungen die aktuellen Einstellungen haben. Sobald die Schriftart Ihren Vorstellungen entspricht, schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
4. Bestimmen Sie im Feld Zeitskalen mit Hilfe des Kontrollkästchens Wochennummern anzeigen, ob in der Monatsansicht die Wochennummern oder aber die einzelnen Tage – etwa S 16 für Sonntag, 16. – angezeigt werden sollen.
5. Die Optionen im Feld Beschriftung bestimmen das Aussehen der einzelnen Einträge innerhalb der Zeitskala. Legen Sie im Feld Maximale Breite die Anzahl der Zeichen fest, die für den Betreff des einzelnen Eintrags zur Verfügung stehen. Sollte der Betreff des Eintrags länger ausfallen, wird er in der Zeitskala-Ansicht einfach abgeschnitten und mit drei Fortsetzungspunkten (…) versehen.
Der Clou: Um die komplette Bezeichnung eines abgeschnitten Betreffs darzustellen, brauchen Sie lediglich den Mauszeiger auf den Betreff zu bewegen. Outlook blendet daraufhin den vollständigen Namen ein.
6. Standardmäßig verzichtet Outlook in der Monatsansicht auf die Betreffzeilen der Journaleinträge und stellt lediglich die jeweiligen Symbole dar. Das erhöht vor allem bei zahlreichen Journaleinträgen die Übersicht. Möchten Sie jedoch auch in der Monatsansicht nicht auf die Betreffzeilen verzichten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beschriftung in Monatsauflösung anzeigen.
7. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.