Outlook: Die Ordnerstruktur von Outlook nutzen

Wenn Sie Outlook intensiv nutzen, werden Sie schnell merken, daß sich mit der Zeit eine Menge Nachrichten und andere Objekte ansammeln. Damit Sie die Übersicht behalten, stellt Outlook Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, um die Informationsflut in den Griff zu bekommen und optimal zu organisieren.

Neue Ordner braucht das Land

Damit sich Ihre Nachrichten nicht im Posteingang stapeln, sollten Sie das Ordnersystem von Outlook nutzen und einzelne Nachrichten nach Themen oder Projekten sortieren. Outlook hat für Sie bereits von Hause einige Standardordner eingerichtet, beispielsweise den Persönlichen Ordner, den Microsoft Mail-Ordner oder Öffentliche Ordner. Neben den Standardordnern können Sie auch eigene Ordner anlegen; hierzu empfiehlt sich der Persönliche Ordner, da die Daten dann auf Ihrer lokalen Festplatte in der Datei OUTLOOK.PST gespeichert werden.

Um einen neuen Ordner anzulegen, blenden Sie zunächst – falls nicht bereits geschehen – mit dem Befehl „Ansicht/Ordnerliste“ die Ordnerhierarchie ein. Markieren Sie in der Ordnerhierarchie den Ordner, in dem Sie einen Unterordner einrichten möchten. Möchten Sie beispielsweise alle Nachrichten zum Thema „Urlaub“ in einem separaten Ordner ablegen, markieren Sie zunächst den Ordner „Persönlicher Ordner“. Rufen Sie anschließend den Menübefehl „Datei/Ordner/Untergeordneten Ordner erstellen“ auf. Alternativ hierzu können Sie den Ordner auch mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl „Untergeordneten Ordner erstellen“ aufrufen. Geben Sie den gewünschten Namen und gegebenenfalls eine Beschreibung für den neuen Ordner ein. Übrigens: Wenn Sie das Kontrollkästchen „Auf der Outlook-Leiste Verknüpfung mit diesem Objekt erstellen“ aktivieren, können Sie später direkt von der Outlook-Leiste aus auf den neuen Ordner zugreifen. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit „Ok“.

Kistenschieberei

Damit die selbstdefinierte Ordnerstruktur auch Sinn macht, sollten Sie alle eingehenden Nachrichten natürlich auch in die entsprechenden Ordner verschieben und beispielsweise nach Themengebieten ordnen. Um Nachrichten aus dem Posteingang oder jedem anderen Ordner in einen anderen Ordner zu verschieben, markieren Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Menübefehl „Bearbeiten/In Ordner verschieben“ auf. Alternativ hierzu können Sie auch in der Symbolleiste auf die entsprechende Schaltfläche klicken und aus dem nachfolgenden Untermenü den Befehl „In Ordner verschieben“ aufrufen. Noch schneller geht’s, wenn Sie einfach die Tastenkombination <Strg><Umschalt><V> aktivieren. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den gewünschten Ordner, in den Sie die Nachricht verschieben möchten. Öffnen Sie bei Bedarf weitere Unterordner per Mausklick auf die Pluszeichen, und markieren Sie den gewünschten Ordner. Schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“.

Outlook denkt mit

Outlook ist ein schlaues Kerlchen: Es merkt sich beim Verschieben stets die sieben zuletzt gewählten Ordner, so daß Sie Nachrichten blitzschnell in die am häufigsten verwendeten Ordner verschieben können. Klicken Sie hierzu im Outlook- oder Nachrichten-Fenster auf die Schaltfläche „In Ordner verschieben“; Sie finden das Verschieben-Symbol links neben der X-Schaltfläche. Im nachfolgenden Untermenü listet Windows die sieben Ordner auf, in denen Sie zuletzt etwas verschoben haben. 

Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.