Outlook E-Mail-Verteiler: E-Mails nicht an alle Mitglieder einer Verteilergruppe schicken; einzelne Empfänger temporär entfernen

Gut, dass es bei Outlook Verteiler und Kontaktgruppen gibt. Wenn Sie häufig E-Mails an mehrere Empfänger verschicken, müssen Sie nicht jedes Mal alle Empfänger von Hand in die „An“-Liste eintragen, sondern nur noch den Namen der Verteilergruppe. Doch was tun, wenn ausnahmsweise einige Empfänger ausgenommen werden sollen? Dann können Sie ganz einfach temporär einzelne Mitglieder aus der Empfängerliste streichen – ganz ohne Bearbeitung der bestehenden Liste.

Outlook-Verteiler: Du ausnahmsweise mal nicht

Um temporär und nur ausnahmweise den Kreis der Empfänger zu reduzieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im E-Mail-Fenster zuerst wie gewohnt auf die „An“-Schaltfläche, wählen Sie per Doppelklick den Verteiler (fett formatiert) aus, und klicken Sie auf OK.

2. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Verteilernamen und dann auf den Befehl „Verteilerliste erweitern“; bei Outlook 2010/2013 lautet der Befehl „Kontaktgruppe erweitern“. Bestätigen Sie das Hinweisfenster mit OK.

3. Die Verteilerliste wird daraufhin aufgelöst. Im Feld „An“ erscheint nicht mehr der Name der Kontaktgruppe, sondern jeder Empfänger als einzelne Adresse. Jetzt können Sie bequem aussuchen, wer aus der Gruppe die E-Mail ausnahmsweise nicht erhalten soll. Zum Löschen einzelner Empfänger klicken Sie auf die Adresse und drücken die [Entf]-Taste.

Die ursprüngliche Liste bleibt davon unberührt. Wenn Sie das nächste Mal wieder die Kontaktgruppe ins An-Feld einfügen (und nicht bearbeiten), landet die E-Mail wieder wie gewohnt bei allen Empfängern des Verteilers.

 

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