Outlook: E-Mails je nach Konto farbig kennzeichnen

Viele Anwender nutzen in Outlook mehrere E-Mail-Konten, beispielsweise für private oder berufliche Nachrichten. Dadurch kann es im Posteingang gelegentlich recht unübersichtlich werden. Deshalb ist es sinnvoll, beispielsweise an das das berufliche E-Mail-Konto mit einem farbigen Fähnchen zu kennzeichnen. Mit dem Regel-Assistenten von Outlook ist dies in wenigen Augenblicken erledigt.

Privat grün, beruflich blau

Zum Regel-Assistenten gelangen Sie bei Outlook 2013 per Klick auf „Regeln“ und „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Falls Sie eine frühere Version bis Outlook 2003 verwenden, rufen Sie zunächst den Befehl „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“ auf. Bei noch älteren Version wählen Sie den Befehl „Extras |Regel-Assistent“.

Im Register für die Regeln klicken Sie nun auf „Neue Regel“. In den Vorgängerversionen lautet der Befehl einfach „Neu“. Im Anschluss wählen Sie bitte aus, dass die neue Regel ohne Vorlage erstellt werden soll. Nun noch auf „Nachrichten bei Ankunft prüfen“ (bei Outlook 2013 „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“) und anschließend auf „Weiter“ klicken.

Es öffnet sich anschließend ein Dialog mit einem zweigeteilten Fenster. Im oberen Bereich wählen Sie die Option „über Konto“ aus. Im unteren Fenster finden Sie eine Aufstellung der eingerichteten E-Mail-Konten. Klicken Sie einfach auf den blau unterlegten Link mit dem Konto, für das die Regel gelten soll. Bei Outlook 2013 klicken Sie auf „Kontoname“. Nun noch die Auswahl mit einem Klick auf „OK“ Bestätigen und anschließend auf „Weiter“ gehen.

Im nächsten Dialogfenster stellen Sie nun ein, dass die eingehenden Mails mit einer bestimmten Farbe gekennzeichnet werden sollen. Im unteren Fensterbereich klicken Sie bitte auf „Farbkennzeichnung“ und anschließend können Sie dann die gewünschte Farbe auswählen.  Bei Outlook 2013 wählen Sie den Eintrag „diese der Kategorie zuordnen“, klicken im unteren Feld auf „Kategorie“ und wählen die gewünschte Farbe aus. Bei der ersten Verwendung können Sie der Farbe auch gleich einen passenden Namen geben; der blauen Kategorie zum Beispiel „Beruflich“. Im nächsten Dialogfeld haben Sie die Möglichkeit noch weitere Ausnahmen festzulegen. Sind alle Einstellungen getätigt können Sie auf „Fertig stellen“ klicken.

Sofern die bereits im Posteingang vorhandenen Mails ebenfalls gekennzeichnet werden sollen, müssen Sie die bereits vorhandenen Regeln einmal ausschalten und die neue Regel aktivieren. Zum Abschluss klicken Sie auf „Regeln jetzt anwenden“. Sie können nun noch für die weiteren Konten eine andere Farbe festlegen. Andernfalls schließen Sie einfach alle Dialoge.

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