Outlook: Eigene Ansichten definieren

Neben den von Outlook zur Verfügung gestellten Ansichten können Sie jederzeit eigene, benutzerdefinierte Ansichten erstellen. Dabei haben Sie nicht nur Einfluß auf die optische Gestaltung, sondern auch auf die Anzahl und Reihenfolge der Felder, die Gruppierung, die Sortierung sowie die Filterung der Daten.

Um eine neue Ansicht zu definieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1.         Rufen Sie den Menübefehl Ansicht > Aktuelle Ansicht > Ansichten definieren auf.

2.         Im nachfolgenden Dialogfenster erhalten Sie eine Übersicht über alle bislang verfügbaren Ansichten für den Outlook-Kalender. In der Tabelle erfahren Sie den Namen der Ansicht, auf welche Ordner sie angewendet werden kann und um welchen Ansichtstyp (z.B. Tag/Woche/Monat oder Tabelle) es sich handelt.

Wenn Sie einen der Einträge markieren, erhalten Sie im Feld Beschreibung Informationen über die Anzahl und Reihenfolge der Felder, die Sortierung sowie die Filterung der Daten.

Übrigens: Wenn Sie das Kontrollkästchen Nur die für diesen Ordner erstellten Ansichten anzeigen am unteren Bildschirmrand aktivieren, erscheinen in der Ansichtsliste lediglich die Ansichten, die für den jeweiligen Ordner (Kontakte, Termine, Aufgaben usw.) gedacht sind.

3.         Um eine neue Ansicht zu definieren, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder nehmen Sie eine bereits bestehende Ansicht als Grundlage für die neue Ansicht, oder Sie definieren die neue Ansicht von Grund auf neu.

Eine bestehende Ansicht als Grundlage für die neue Ansicht verwenden: Möchten Sie den bequemeren Weg gehen und eine bereits bestehende Ansicht als Vorlage nehmen, markieren Sie die gewünschte Grundansicht und klicken auf die Schaltfläche Kopieren. Im nachfolgenden Dialogfenster geben Sie der neuen Ansicht einen neuen Namen. Zudem entscheiden Sie, wann und für wen die neue Ansicht verfügbar ist. Wenn die neue Ansicht nur in dem jeweils aktuellen Ordner (Aufgaben, Termine, Kontakte usw.) und für alle Benutzer von Outlook verfügbar sein soll, wählen Sie die Option Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar. Möchten nur Sie persönlich auf die neue Ansicht zugreifen, wählen Sie die Option Diesen Ordner, nur für mich sichtbar. Wenn Sie sich für die Option Alle Sowieso-Ordner entscheiden, ist die neue Ansicht in allen, auch zukünftig erstellten Ordnern dieses Typs verfügbar. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Einstellung für Sie die richtige ist, wählen Sie die letzte Option Alle Sowieso-Ordner, zum Beispiel Alle Termin-Ordner. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK, und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

Eine vollkommen neue Ansicht definieren: Möchten Sie hingegen die neue Ansicht von Grund auf neu gestalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie im nachfolgenden Fenster die gewünschte Bezeichnung für die neue Ansicht an, und wählen Sie aus dem Listenfeld Ansichtstyp, um welche Art Ansicht es sich handeln soll. Zur Verfügung stehen die im folgenden beschriebenen Ansichtstypen, die jedoch nicht in allen Fällen sinnvoll sind. So macht es z.B. wenig Sinn, die E-Mail-Nachrichten in Form von Adreßkarten darzustellen.

Tabelle – Tabellarische Darstellung der Daten in Zeilen und Spalten. Dieser Ansichtstyp empfiehlt sich, wenn Sie eine besonders übersichtliche Art der Darstellung wünschen. Weitere Informationen zum Ansichtstyp Tabelle erhalten Sie weiter oben im Abschnitt „Ansichtstyp Tabelle“.

Zeitskala – Bei der Zeitskala erscheinen die eingegebenen Daten in der chronologischen Reihenfolge. Dieser Art der Ansicht empfiehlt sich für Termine und Journaleinträge. Näheres zur Zeitskala erfahren Sie weiter oben im Abschnitt „Ansichtstyp Zeitskala“.

Karte – Die Daten erscheinen als einzelne Karteikarten, ähnlich einer klassischen Adreßkartei. Diese Art der Ansicht ist für Adressen gedacht und für andere Daten – etwa Termine – nicht geeignet. Termine würde Outlook beispielsweise dann alphabetisch(!) ordnen. Weitere Informationen zur Kartenansicht erhalten Sie weiter oben im Abschnitt „Ansichtstyp Karte“.

Tag/Woche/Monat – Sortiert die Einträge in Form eines Kalenders. Diese Ansicht eignet sich eigentlich nur für Termine, Ereignisse und Besprechungen. Weitere Informationen zum Ansichtstyp Tag/Woche/Monat erhalten Sie weiter oben im Abschnitt „Ansichtstyp Tag/Woche/Monat“.

Symbol – Ordnet die Einträge in Form von kleinen Symbolen (Icons), die an einem unsichtbaren Gitterraster ausgerichtet sind. Diese Art der Darstellung ist für Dateien und Notizen geeignet. Mehr zur Symbol-Ansicht erfahren Sie weiter oben im Abschnitt „Ansichtstyp Symbole“.

Nachdem Sie den Ansichtstyp bestimmt haben, legen Sie fest, wann und für wen die neue Ansicht verfügbar ist.

Wenn die neue Ansicht nur in dem jeweils aktuellen Ordner und für alle Benutzer von Outlook verfügbar sein soll, wählen Sie die Option Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar. Möchten nur Sie persönlich auf die neue Ansicht zugreifen, wählen Sie die Option Diesen Ordner, nur für mich sichtbar. Wenn Sie sich für die Option Alle Sowieso-Ordner entscheiden, ist die neue Ansicht in allen, auch zukünftig erstellten Ordnern des gleichen Typs verfügbar. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Einstellung für Sie die richtige ist, wählen Sie die letzte Option Alle Sowieso-Ordner. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

4.         Im nachfolgenden Dialogfenster bestimmen Sie die einzelnen Ansichtseinstellungen, zum Beispiel welche Felder angezeigt werden oder nach welchen Kriterien die Daten sortiert sind. Dabei werden Sie auf Dialogfenster treffen, die an anderer Stelle dieses Buches ausführlich beschrieben werden. Rechts neben der Schaltfläche erkennen Sie die aktuellen Einstellungen. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um die Optionen Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Ansichtseinstellungen zur Verfügung stehen:

Felder – Bestimmt die Anzahl sowie die Reihenfolge der dargestellten Terminfelder. Ausführliche Informationen zur Festlegung der Felder erhalten Sie weiter oben im Abschnitt „Ansichten individuell konfigurieren“.

Gruppieren – Bestimmt, ob und in welcher Form die Daten gruppiert werden, zum Beispiel nach dem Serientyp oder dem Betreff.

Sortieren – Nach welchen Kriterien möchten Sie die Daten sortieren? Diese Frage beantworten Sie mit der Schaltfläche Sortieren.

Filtern – Um bestimmte Daten von der Darstellung im Outlook-Fenster auszunehmen, können Sie sogenannte „Filter“ verwenden.

5.         Sobald Sie alle gewünschten Ansichtseinstellungen vorgenommen haben, schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Die neue Ansicht erscheint daraufhin in der Ansichtsliste.

Die neue Ansicht erscheint auch automatisch in der Ansichtsliste der Symbolleiste sowie im Untermenü Ansicht > Aktuelle Ansicht.

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Ansicht übernehmen können Sie die neu gestaltete Ansicht gleich aktivieren, um die vorgenommenen Einstellungen zu begutachten. Sollte Ihnen das Ergebnis nicht zusagen, rufen Sie erneut den Menübefehl Ansicht > Aktuelle Ansicht > Ansicht definieren auf, markieren die gewünschte Ansicht und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Löschen können Sie nicht mehr benötigte Ansichten endgültig entfernen.

Übrigens: Wenn Sie eine der Outlook-Standardansichten verändert haben, können Sie auf Wunsch blitzschnell die Standardeinstellungen wiederherstellen. Markieren Sie hierzu einfach die gewünschte Ansicht, und klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen. Bestätigen Sie den nachfolgenden Sicherheitshinweis mit OK.

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