Outlook-Elemente suchen

Wer suchet, der findet. Diese sprichwörtliche Weisheit hat sich auch Outlook zu Herzen genommen und stellt Ihnen ein mächtiges Suchwerkzeug zur Verfügung, daß sich wie ein digitales Trüffelschwein auf die Suche nach verschollenen Daten macht.

Digitales Trüffelschwein

Um die digitale Spürnase auf die Suche nach bestimmten Informationen zu schicken, rufen Sie einfach den Menübefehl „Extras -> Elemente suchen “ auf oder klicken in der Symbolleiste auf die Suchen-Schaltfläche. Bestimmen Sie im nachfolgenden Dialogfenster im Listenfeld „Suchen nach((MENU ENDE)) welchen Daten Sie suchen möchten, beispielsweise Kontakte oder Termine. Im ersten Register des Dialogfensters definieren Sie dann die allgemeinen Suchkriterien des gesuchten Elements. Der Clou: Das erste Register ist nicht immer gleich aufgebaut; es hängt davon ab, welchen Eintrag Sie im Listenfeld „Suchen nach“ gewählt haben.

Nicht übertreiben

Beim Suchen ist weniger manchmal mehr. Outlook stellt zahlreiche Suchkriterien zur Verfügung. Es empfiehlt sich aber nicht, sofort alle Optionen gleichzeitig anzuwenden, das wäre einfach des Guten zuviel. Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Kriterien, die die gesuchten Informationen genügend ausführlich beschreiben.

Die Suchkriterien, die Sie im ersten Register eingeben können, genügen in der Regel, um ein bestimmtes Element ausfindig zu machen. Auf Wunsch können Sie die Suche jedoch weiter einschränken und zusätzliche Suchkriterien definieren. Wechseln Sie hierzu in das Register „Weitere Optionen“. Hier können Sie die Suche beispielsweise auf bestimmte Kategorien beschränken oder nur Elemente berücksichtigen, die eine gewisse Bedingung erfüllen – zum Beispiel alle Nachrichten, die noch ungelesen sind oder alle Elemente, die eine bestimmte Größe überschreiten.

Bitte nur hier suchen

Möchten Sie die Suche gleich in einem ganz bestimmten Ordner beginnen, beispielsweise in den Kontakten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Elemente suchen“ aus. Sie können die Suchfunktion von Outlook sogar aktivieren, ohne daß Outlook gestartet sein muß. Klicken Sie hierzu auf die (MENU))Start“-Schaltfläche von Windows, und rufen Sie den Befehl „Suchen > Mit Microsoft Outlook “ auf.

Erweiterte Suche

Sollten Ihnen die Suchkriterien der ersten beiden Register noch immer nicht ausreichen, können Sie selbst Hand anlegen und im Register „Erweitert“ eigene Suchkriterien definieren. Das Prinzip ist einfach: Im unteren Teil des Dialogfensters formulieren Sie die gewünschten Suchkriterien und fügen sie in die Liste der erweiterten Kriterien ein. Hierzu klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Feld“ und wählen aus den nachfolgenden Untermenü das gewünschte Feld aus, das eine bestimmte Bedingung erfüllen oder nicht erfüllen soll. Wählen Sie anschließend aus dem Feld „Bedingung“ die gewünschte Bedingung aus, die das Feld erfüllen soll, und tragen Sie in das nebenliegende Feld „Wert“ – sofern erforderlich – den gewünschten Wert ein.

Sobald Sie alle Suchkriterien bestimmt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Starten“, um mit der Suche zu beginnen. Sofern die Suche erfolgreich war, listet Outlook im unteren Teil des Dialogfenster alle Fundstellen auf. Von hier aus können Sie die gefundenen Elemente mit der rechten(!) Maustaste oder über die Befehle des Datei-Menüs direkt weiterbearbeiten und beispielsweise öffnen, löschen, drucken oder auf den Desktop ziehen. 

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