Outlook-Elementen spezielle Kategorien zuweisen

Im Adreßregister von Outlook findet jede Adresse seinen Platz, ob geschäftlich oder privat, ob wichtig oder unwichtig. Das ist zwar recht praktisch, kann aber schnell zum Dilemma führen. Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Sie fahren in den Urlaub und überlegen sich, wem Sie während der Karibikreise eine Grußkarte schicken möchten. Bei mehreren hundert Adressen kann das schnell zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausarten.

Outlook kennt jedoch eine elegante Lösung: Neben den reinen Adreßdaten speichern Sie einfach ein weiteres Kriterium, die sogenannte Kategorie. Dank der Kategorie können Sie jeder Adresse ein zusätzliches Merkmal mit auf den Weg geben und beispielsweise speichern, ob es sich um einen persönlichen oder privaten Kontakt handelt, oder ob Sie jemandem im Urlaub eine Ansichtskarte schicken möchten.

Urlausbgrüße an Tante Elfriede

Um einem Kontakt eine bestimmte Kategorie oder mehrere Kategorien gleichzeitig zuzuweisen, öffnen Sie zunächst den gewünschten Kontakt. Klicken Sie am unteren Rand des Kontakt-Dialogfensters auf die Schaltfläche Kategorie, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die gewünschte Kategorie, etwa Urlaubsgrüße. Sie können auch mehrere Kategorien gleichzeitig wählen, zum Beispiel Konkurrenz, Strategien und Ziele.

Sollte Ihnen keine der angebotenen Kategorien zusagen, können Sie auch eigene Kategorien hinzufügen. Klicken Sie hierzu im Dialogfenster Kategorien auf die Schaltfläche Hauptkate-gorienliste. Geben Sie anschließend die gewünschte neue Kategorie ein, zum Beispiel Hauskauf. Bestätigen Sie die Eingabe mit Hinzufügen.

Direkteingabe mit Tücken

Sie können die Kategorie auch direkt in das Eingabefeld neben der Schaltfläche Kategorien eingeben. Doch Vorsicht: Eine neue Kategorie, die bislang noch nicht in der Kategorienliste existiert, wird nicht automatisch in die Hauptkategorienliste aufgenommen. Wesentlich sicherer und bequemer ist daher der Weg über die Schaltfläche Kategorien.

Sobald Sie die gewünschten Kategorien gewählt (angekreuzt) haben, schließen Sie das Dialogfenster mit Ok. Die gewünschten Kategorien erscheinen daraufhin im Eingabefeld rechts neben der Schaltfläche Kategorien.

Liste der Urlaubsgrüße

Wem müssen Sie bei Ihrem nächsten Urlaub eine Ansichtskarte schicken? Diese Frage beantworten Sie mit Hilfe einer speziellen Ansicht im Kontaktregister. Rufen Sie den Menübefehl Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Nach Kategorie auf, um die Adressen nach Kategorien zu ordnen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Kategoire Urlaubsgrüße und schon erfahren Sie, wer mit Urlaubsgrüßen aus der sonnigen Karibik rechnen kann.

Kategorien für alle

Kategorien können Sie nicht nur Kontakten, sondern auch anderen Outlook-Elementen zuweisen, beispielsweise Terminen, Aufgaben oder E-Mails. Der Vorteil: Dank der programmübergreifenden Kategorien können Sie beispielsweise alle Kontakte, Termine, Aufgaben und E-Mails zum Thema Urlaub der Kategorie Urlaub zuordnen. Für ein bestimmtes Projekt, zum Beispiel dem Kauf eines Hauses, legen Sie einfach eine neue Kategorie Hauskauf an und weisen alle Kontakte, Aufgaben, Termine, Besprechungen, E-Mails usw. der Haus-Kategorie zu. 

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