Outlook Erinnerungen: Nie wieder Termine versäumen

Das kann jedem mal passieren: Sie haben einen wichtigen Termin zwar in den Kalender eingetragen, ihn aber dennoch versäumt. Damit so etwas in Zukunft nicht mehr geschieht und Sie keinen Termin versehentlich übersehen, können Sie Outlook anweisen, Sie kurz vor dem Termin noch einmal daran zu erinnern – beispielsweise 15 Minuten vorher. Outlook blendet dann zum gewünschten Zeitpunkt ein Dialogfenster ein und läßt eine Klangdatei ertönen. Versäumte Termine gehören somit der Vergangenheit an.

Eine Viertelstunde Vorwarnzeit

Um Microsoft Outlook mitzuteilen, daß Sie kurz vor dem Termin an den wichtigen Zeitpunkt erinnert werden möchten, aktivieren Sie im Dialogfenster „Termin“ das Kontrollkästchen „Erinnerung“. Bestimmen Sie im nebenliegenden Listenfeld, wie lange vor dem Termin oder dem Ereignis die Erinnerung an den Termin angezeigt werden soll. Sollte die gewünschte Zeitspanne nicht in der Liste auftauchen, geben Sie den gewünschten Wert – zum Beispiel „22 Minuten“ – direkt in das Eingabefeld ein.

Standardwarnung

Ob und mit welcher Vorwarnzeit neue Termine gleich von Hause aus ausgestattet werden sollen, können Sie selbst bestimmen. Öffnen Sie das Dialogfenter „Extras -> Optionen“, und wechseln Sie in das Register „Kalender“. Im Feld „Einstellungen für Termine“legen Sie die gewünschte Standardzeit für neue Termine fest.

Microsoft Outlook blendet auf Wunsch zum gegebenen Zeitpunkt nicht nur ein Dialogfenster ein, sondern läßt zusätzlich auch ein akustisches Signal ertönen. Ob und welche Tondatei ertönt, bestimmen Sie per Mausklick auf die kleine Lautsprecher-Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld. Aktivieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Kontrollkästchen „Zur Erinnerung diese Audio-Datei abspielen“, und geben Sie im darunterliegenden Feld den Pfad sowie den Dateinamen der Klangdatei an.

Daß ein Termin mit einer Erinnerung versehen ist, erkennen Sie im Kalenderblatt übrigens an dem kleinen Glockensymbol links neben dem Termintext. Sobald der Zeitpunkt für die Erinnerung gekommen ist, blendet Windows das Dialogfenster „Erinnerung“ ein und läßt gleichzeitig die gewünschte Klangdatei ertönen. Im Dialogfenster können Sie folgende Entscheidungen treffen:

* Wenn Sie keine weitere Gedächtnisstütze benötigen, da Sie selbst an den Termin gedacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schliessen“. Outlook betrachtet die Sache dann als erledigt und erinnert Sie nicht weiter an den Termin.

* Möchten Sie den Termin oder die Erinnerung weiter nach hinten schieben, können Sie Outlook mitteilen, Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu erinnern. Wählen Sie hierzu zunächst aus dem Listenfeld am unteren Rand des Dialogfensters, wann Outlook Sie erneut erinnern soll, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Erneut erinnern“.

* Um direkt zum jeweiligen Termin-Dialogfenster zu gelangen und eventuell Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Element öffnen“.

Vorsicht Falle

Achtung: Sollte Outlook zu dem Zeitpunkt, an dem die Erinnerung erfolgen sollte, nicht aktiv sein, werden Sie auch nicht an den Termin erinnert. Erst wenn Sie Microsoft Outlook starten, erscheint das Dialogfenster „Überfällig“, daß Sie – gemäß dem Motto „Besser spät als gar nicht“ – an bereits verstrichene Termine erinnert. Wenn Sie die Erinnerung-Funktion von Outlook nutzen möchten, sollten Sie das Programm also stets mit Windows 95 automatisch starten lassen.