Outlook: Faxe digital verschlüsseln

Der Datenschutz kommt auch beim traditionellen Faxverkehr meist zu kurz. Auf Wunsch können Sie Ihre Faxe mit einem Verschlüsselungsvefahren schützen, das auf privaten und öffentlichen Schlüsseln basiert. Einzige Voraussetzung: Beide Kommunikationspartner müssen ihre Faxe mit Outlook verschicken bzw. empfangen und über ein sogenanntes Class-1-fähiges Fax-Modem verfügen.

Schlüsselkunde

Zum Kodieren eines Faxes benötigen Sie einen Schlüsselsatz, bestehend aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Um einen Schlüsselsatz zu erstellen und Faxe in verschlüsselter Form zu verschicken, wechseln Sie in Outlook zum Posteingang. Rufen Sie dort den Menübefehl Extras -> Extras für Microsoft Fax -> Erweiterte Sicherheit auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Schlüsselsatz, um einen neuen Satz privater und öffentlicher Schlüssel zu erstellen. Geben Sie im nachfolgenden Dialogfenster zweimal das gewünschte Kennwort für die Faxsicherheit ein, und bestätigen Sie mit Ok. Windows erstellt anschließend aus Ihren Kennwörtern einen individuellen Schlüsselsatz.

Ganz wichtig: Damit der Empfänger das Fax wieder entschlüsseln kann, müssen Sie ihm den öffentlichen Schlüssel zukommen lassen. Hierzu speichern Sie den öffentlichen Schlüssel, indem Sie auf die Schaltfläche Öffentlicher Schlüssel und anschließend auf Speichern klicken. Zur Weitergabe des öffentlichen Schlüssels an den gewünschten Empfänger markieren Sie im Adreßbuch den Namen des Empfängers und klicken auf An. Schließen Sie das Dialogfenster mit Ok. Wählen Sie im nachfolgenden Fenster den Ordner aus, in dem Sie den öffentlichen Schlüssel speichern möchten. Tragen Sie den Namen für die Schlüsseldatei ein – zum Beispiel Ihren Namen -, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Beide Seiten müssen nun die öffentlichen Schlüssel austauschen. Hierzu muß der Empfänger(!) Ihren öffentlichen Schlüssel importieren. Wichtig: Der Empfänger muß zunächst ebenfalls die oben genannten Schritte durchführen, um seinerseits einen öffentlichen und privaten Schlüssel zu erzeugen.

Anschließend klickt der Empfänger auf die Schaltfläche Öffentliche Schlüssel, gibt sein Kennwort ein und klickt anschließend auf Hinzufügen. Im nachfolgenden Fenster markiert der Empfänger die Schlüsseldatei (AWP) des Absenders(!) und klickt auf Öffnen. Der Empfänger muß nun nur noch die gewünschten öffentlichen Schlüssel markieren und mit Ok bestätigen.

Sicher faxen

Nachdem Absender und Empfänger gegenseitig die öffentlichen Schlüssel ausgetauscht haben, können Sie die Sicherheitsfunktionen von Microsoft Fax nutzen. Starten Sie den Faxversand, und füllen Sie die Dialogfenster des Fax-Assistenten aus. Ganz wichtig: Nach der Auswahl des Empfänger klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und aktivieren die Schaltfläche Sicherheit. Markieren Sie dort die Option Verschlüsselung.

Schließen Sie die Dialogfenster mit Ok, und fahren Sie wie gewohnt mit dem Fax-Assistenten fort. Sofern das verschlüsselte Faxdokument erfolgreich verschickt werden konnte, erhält der Empfänger im Posteingangskörbchen eine Faxnachricht mit dem Betreff Verschlüsselt. Klicken Sie doppelt auf die kodierte Nachricht, um sie zu entschlüsseln. Wenn die öffentlichen Schlüssel korrekt ausgetauscht wurden, erzeugt Microsoft Fax – nachdem Sie das Kennwort für die Fax-Sicherheit eingegeben haben – automatisch eine entschlüsselte Version.

Kennwortschutz genügt?

Alternativ zum Verschlüssen können Sie auch lediglich einen Kennwortschutz vereinbaren. Der Vorteil: In diesem Fall brauchen Sie keine öffentlichen Schlüssel auszutauschen; der Schutz basiert dann lediglich auf Kennwörtern. 

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