Outlook-Journal in Excel auswerten

Das Journal von Outlook bietet Ihnen eine gute Möglichkeit, um beispielsweise die Arbeitszeit für einen bestimmten Kunden oder Auftrag zu protokollieren. Das Problem dabei ist jedoch die fehlende Rechenfunktion. Um die Zeit für verschiedene Aufgaben eines Kunden zu ermitteln müssen Sie immer den Taschenrechner parat haben. Da ist es gerade bei Aufträgen mit vielen Teilaufgaben schon wesentlich komfortabler, die Journale von Outlook in Excel auszuwerten.

Als ersten Schritt müssen Sie sich das Journal in Listenform anzeigen lassen. Wählen Sie hierzu in den Ansichtseinstellungen die Option „Eintragsliste“ aus. Stellen Sie anschließend sicher, dass alle für die spätere Berechnung benötigten Angaben im Journal angezeigt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Betreff“ oder „Datum“ und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Aktuelle Ansicht anpassen“ aus. Nach einem Klick auf Felder können Sie auswählen, welche Angaben in der Liste erscheinen sollen.

Damit Excel die Datumsfelder auswerten kann, müssen diese noch entsprechend formatiert werden. Machen Sie einen Klick mit der rechten Maustaste auf „Beginn“ und wählen Sie den Befehl „Spalten formatieren“ aus. Stellen Sie nun im linken Teil des Fensters „Beginn“ ein und stellten Sie das Format mit den zweistelligen Tages- und Monatsanzeigen ein. Dazu muss eine vierstellige Jahreszahl eingestellt werden und für die Uhrzeit muss die einfache 24-Stunden-Anzeige ausgewählt werden. Mit den Namen der Wochentage kann Excel nicht arbeiten.

Werden die benötigten Angaben im Journal angezeigt können Sie diese markieren und mit der Tastenkombination [Strg] + [C] kopieren. Öffnen Sie anschließend Excel und fügen Sie den Inhalt mit der Tastenkombination [Strg] + [V] ein. Nun müssen Sie lediglich noch die Daten im Feld Dauer in ein Zahlenformat umwandeln. Denn mit einer Angabe von „30 Minuten“ kann Excel nicht arbeiten.

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