Outlook-Journal in Excel auswerten

Das Outlook-Journal lässt sich auch sehr gut für andere Aufgaben verwenden. So können Sie beispielsweise protokollieren,welche Arbeitszeit Sie für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben. Allerdings verfügt das Journal über keine eigene Rechenfunktion, sodass Sie die einzelnen Zeiten mit einem Taschenrechner addieren müssen. Sie können jedoch auch Excel zur Auswertung des Journals einsetzen. Dies ist insbesondere bei Aufgaben mit einzelnen Teilaufgaben sehr hilfreich. Hierzu können Sie die Journaldaten einfach nach Excel exportieren.

Öffnen sie zunächst das Journal und lassen sich dieses in Listenform anzeigen. Rufen Sie hierzu im geöffneten Journal den Befehl „Ansicht | Anordnen nach | Aktuelle Ansicht“ auf. In Versionen vor Outlook 2003 lautet der Befehl „Ansicht | Aktuelle Ansicht“. Wählen Sie im Anschluss die Option „Eintragsliste“ aus. Stellen Sie anschließend das Journal so ein, dass die für eine Auswertung benötigten Daten angezeigt werden. Benötigen Sie das Datum und Uhrzeit für Beginn sowie das Ende der Aufgabe, dann gehen Sie mit der rechten Maustaste auf „Betreff“ oder „in Ordner“. und wählen Sie den Befehl, um die aktuelle Ansicht anzupassen.

Klicken Sie nun auf den Punkt „Felder“ und wählen Sie unter dem Feld „Verfügbare Felder auswählen aus“ die Option „Alle Journalfelder“ aus. Unter „Verfügbare Felder“ klicken Sie auf „Beginn“ bzw. „Ende“ und anschließend auf „Hinzufügen“. Nachdem Sie alle benötigten Felder eingefügt haben, können Sie über die Schaltflächen „Nach oben“ bzw. „Nach unten“ die Reihenfolge bestimmen. Danach können Sie die offenen Dialoge schließen. Als nächsten Schritt müssen Sie die Datumsfelder so formatieren, dass Excel diese auch auswerten kann. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf „Beginn“ und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Spalten formatieren“ aus.

Auf der linken Seite wählen Sie „Beginn“ aus und hierzu das Format mit den zweistelligen Tages- und Monatsangaben sowie der vierstelligen Jahreszahl. Zudem muss die Auswahl die Uhrzeit im 24h-Format beinhalten. Formate, welche den Namen der Wochentage enthalten, kann Excel nicht verarbeiten. Markieren Sie im Journal nun die Einträge, die mit Excel bearbeitet werden sollen, und kopieren sie diese mit [Strg] + [C]. Nachdem Sie Excel geöffnet haben, können Sie die Daten über [Strg] + [V] einfügen. Sie müssen nun nur noch die Angaben im Feld „Dauer“ in Zahlenwerte umwandeln, damit Excel diese verarbeiten kann.

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