Outlook: Kalenderauszüge bzw. Termine komfortabel weitergeben

Es kommt immer wieder vor, dass Termine mit anderen Personen abgestimmt werden müssen. In diesem Falle bietet Outlook die Möglichkeit, einzelne Termine aus Ihrem Kalender an andere Personen weiterzuleiten. Möchten Sie Termine mit Ihren Kollegen abstimmen oder diese über Ihre Termine informieren, können Sie die betreffenden Termine einfach per E-Mail versenden.

Ausgewählte Termine verschicken bis Outlook 2007

Öffnen sie zunächst eine neue Nachricht und füllen Sie Absender sowie Betreff aus. Verwenden Sie eine Version bis Outlook 2003, dann klicken Sie nun auf den kleinen Pfeil neben dem Icon mit der Büroklammer und klicken anschließend auf den Punkt „Element“. In Outlook 2007 gehen Sie stattdessen auf das Register „Einfügen“ und wählen hier unter dem Punkt „Einschließen“ die Option „Element Anfügen“ aus. Wählen Sie nun den Kalender und die Option aus, dass dieser als Anlage hinzugefügt werden soll. Sie können im Feld „Elemente“ nun genau die Termine auswählen, die Sie übermitteln möchten. Haben Sie alle Termine ausgewählt, können Sie mit einem Klick auf „OK“ das Dialogfeld schließen. Nun können Sie der Nachricht noch einen Text hinzufügen und diese anschließend einfach absenden.

Kalenderauszüge versenden Sie in Outlook 2007/2010

Die oben beschriebene Variante funktioniert zwar auch in Outlook 2007 und 2010, jedoch stehen Ihnen hier noch weitaus mehr Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie zum Beispielauch komplette Kalenderauszüge versenden.

Nachdem Sie eine neue Mail geöffnet und Absender sowie Betreff ausgefüllt haben, wählen Sie im Register „Optionen“ bitte aus, dass die E-Mail im HTML-Format versendet werden soll. Klicken Sie anschließend in das Textfeld und gehen Sie im Register „Einfügen“ unter dem Punkt „Einschließen“ auf „Kalender“. Sie können nun im Feld „Datumsbereich“ den Zeitraum auswählen, den Sie versenden möchten. Dazu haben Sie die Möglichkeit im Feld „Detail“ anzugeben ob sämtliche Angaben zum Termin oder lediglich die Verfügbarkeit und der Betreff oder auch nur der Status angezeigt werden soll. Sie können im darunterliegenden Feld noch bestimmen, ob auch die Termine außerhalb der in Outlook festgelegten Arbeitszeit übermittelt werden sollen. Klicken Sie im Anschluss dann auf „Einblenden“.

Sie haben nun noch die Möglichkeit Details von Terminen einzublenden, die als privat gekennzeichnet sind. Dazu können Sie noch Anlagen zu den verschiedenen Terminen hinzufügen. Geben sie zum Schluss noch an, ob die Termine als Tagespläne oder in einer einfachen Liste versendet werden sollen. Schließen Sie den Dialog anschließend mit „OK“. Das Programm fügt die Daten nun in Form einer ICS-Datei in den Text ein. Diese kann neben Outlook auch von anderen Nachrichten-Programmen gelesen werden.

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