Dokumente werden zumeist auf der Festplatte gespeichert. Outlook gibt Ihnen die Möglichkeit diese schneller wieder aufzufinden. Verknüpfen Sie häufig benötigte Dokumente einfach mit dem zugehörigen Kontakt. So können Sie diese direkt aus dem Kontakt-Dialog heraus mit einem Doppelklick öffnen. Sofern Sie Outlook ohnehin stets geöffnet haben, können Sie das Programm auch als direkten Zugangsweg zu Ihren Dokumenten verwenden. Sie haben in allen Versionen außer Outlook 2010 die Möglichkeit ein Dokumente-Menü einfügen. Oftmals übersteigt die Anzahl der Dokumente auch die Möglichkeiten eines Menüs. Dann bietet sich die Hyperlink-Funktion an, um Dokumente direkt mit einem Kontakt zu verknüpfen.
Hyperlinks werden direkt in das Notizfeld des jeweiligen Kontakts eingefügt. Outlook 2007 bietet hierfür einen eigenen Button. In früheren Versionen müssen Sie den Hyperlink dagegen manuell anlegen. Nach Öffnen des Kontakts klicken Sie zunächst auf das Notizfeld. Tragen Sie den Hyperlink dann wie folgt ein:
file:///PfadangabeNameDerDatei
Ein Beispiel: Liegt die Datei „CIMG1225.jpg“ im Ordner „C:UsersNicolePicturesIrlandbilder“ lautet der komplette Hyperlink:
file:///C:UsersNicolePicturesIrlandbilderCIMG1225.jpg
In Outlook 2007, 2010 und 2013 wechseln Sie nach dem Öffnen des Kontakts auf das Register „Einfügen“ und klicken Sie auf den Button „Hyperlinks“. Anschließend können Sie einfach die Datei auswählen und mit einem Klick auf „OK“ bestätigen.
Alternativ zum Einfügen-Dialogfenster können Sie auch die Drag-and-Drop-Methode mit der Maus verwenden: Dazu ordnen Sie zunächst beide Fenster so an, dass Notizfeld des Kontakts und der Datei-Ordner gleichzeitig sichtbar sind. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Datei – mit weiterhin gedrückt gehaltener Maustaste – ins Notizfeld des Kontakts. Erst dort lassen Sie die rechte Maustaste los. Es erscheint ein Kontextmenü, aus dem Sie den Befehl „Hyperlink hier erstellen“ anklicken. Fertig ist der anklickbare Hyperlink zur Datei.
Die Links werden immer in der Reihenfolge eingetragen, wie sie eingefügt wurden. Die Formatierungsfunktionen im Notizfeld geben Ihnen die Möglichkeit, die Links optisch zu sortieren. So können Sie beispielsweise Zwischenüberschriften einfügen und gestalten. Mit den Tastenkombinationen [Strg][x] und [Strg][v] können Sie den Link an die gewünschte Stelle bewegen. Zum Öffnen des verlinkten Dokuments genügt ein Klick auf das entsprechende Icon bzw. die blau unterstrichene Pfadangabe.
Outlook 2007 stellt vor dem Öffnen eine automatische Sicherheitsabfrage. Dies ist auf Dauer etwas störend, sodass es ratsam ist, die Option „Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen“ abzuschalten. Die Meldung wird anschließend nicht mehr angezeigt. In Outlook 2010 erscheint ein Sicherheitshinweis, den Sie mit einem Klick auf „Ja“ bestätigen müssen. Dieser lässt sich jedoch leider nicht dauerhaft abschalten.