Outlook: Kontaktformulare im Eigenbau – Im Handumdrehen eigene Kontakt-Formulare gestalten

Microsoft hat sich bei der Gestaltung der Eingabemasken viel Mühe gegeben. Für Adressen stehen genügend Eingabefelder zur Verfügung, die eigentlich das gesamte Spektrum der Adreßverwaltung abdecken. Eigentlich… Denn mitunter vermißt man doch das eine oder andere Eingabefeld, etwa für wichtige Kundendaten wie Zahlungsziel oder Rabatte. Doch keine Sorge: Die Eingabemasken lassen sich beliebig erweitern.

Neue Register im Kontakt-Fenster

Um eine individuelle Adressmaske zu gestalten, öffnen Sie zunächst ein leeres Kontakt-Dialogfenster und rufen den Befehl “Extras -> Outlook-Formular entwerfen” auf. Es erscheinen zusätzliche Register-Karten, in denen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf lassen können. Wechseln Sie zunächst in das Register “Eigenschaften”, und geben Sie dem Formular einen Titel, etwa “Kunden”. Wechseln Sie anschließend in das Register mit der Bezeichnung “S.2″. Geben Sie der Registerkarte über den Menübefehl “Formular -> Seite” einen aussagekräftigen Namen, z.B. “Kundendaten”

Neue Steuerelemente

Über das Fenster “Feldauswahl” können Sie per Drag-and-Drop anschließend beliebige Felder mitsamt Benennung einfach in die Maske ziehen. Über die Schaltfläche “Neu” erzeugen Sie neue Felder, etwa für Zahlungsziel, Versandart oder Rabatte.

Neben einfachen Eingabefeldern sind auch Steuerelemente, wie Listenfelder oder Kontrollkästchen herzlich willkommen. Blenden Sie hierzu mit “Formular -> Steuerelementleiste” die Werkzeugsammlung ein. Möchten Sie beispielsweise eine Liste “Versandart” einfügen, ziehen Sie das Steuerelement “Kombinationsfeld” mit gedrückter Maustaste in die Maske. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld, und wählen Sie den Befehl “Eigenschaften”. Erstellen Sie mit Hilfe der Schaltfläche “Neu” ein neues Textfeld „Versandart“. Geben Sie in das Feld “Mögliche Werte” die Werte ein, die später im Listenfeld auftauchen sollen, etwa “Post; Kurier; Spedition; UPS, DPD”. Somit können Sie später die Versandart per Mausklick aus der Liste auswählen. Erweitern Sie auf diese Weise die einzelnen Register um die gewünschten Steuerelemente und Datenfelder.

Noch mehr Formulare auf der CD

Auf der Office-CD-ROM finden Sie einige Beispielformulare, die Sie modifizieren oder als Vorgabe für eigene Ideen nutzen können. Im Ordner CDZugabeVorlagenOutlook finden Sie u.a. vorgefertigte Beispiele für Urlaubsanträge, Schulungsplanungen oder Kleinanzeigen.

Formulare speichern

Sobald das Formular Ihren Wünschen entspricht, speichern Sie es als neue Vorlage. Rufen Sie hierzu den Menübefehl “Datei -> Speichern unter” auf, und speichern das Formular als Vorlage im Ordner “Microsoft OfficeVorlagenOutlook”. Nennen Sie die neue Vorlagen zum Beispiel “Kunden”. Schließen Sie das Fenster, und bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit “Nein”.

Formulare in Aktion

Ab sofort können Sie neue Kontakte auf der Grundlage des neu gestalteten Formulars einfügen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl “Datei -> Neu -> Vorlage wählen” auf, und wechseln Sie in das Register “Outlook”. Dort finden Sie neben den Standardformularen auch Ihre eigenen Entwürfe. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und bestätigen Sie mit ÖFFNEN. Im neuen Register “Kundendaten” tragen Sie die Zusatzinformationen wie Zahlungsziel, Versandart oder Rabatt ein.

Formulare veröffentlichen

Sie können Ihre selbstgestalteten Vorlagen auch veröffentlichen und somit beispielsweise anderen Exchange-Server-Anwendern zugänglich machen. Rufen Sie hierzu im Formularfenster den Befehl “Datei -> Formular veröffentlichen unter” auf. Achtung: Um die Formulare dann nutzen zu können, müssen Sie sie im Formular-Manager (“Extras -> Optionen -> Formulare verwalten -> Formulare”) als persönliche Formulare einrichten. Einfacher ist da der Weg über den Befehl “Speichern unter”.

Ein Kommentar

  1. Otmar Witzgall 30. Juli 2013

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