Outlook optimieren: Mehr Übersicht durch Gruppierung

Mitunter ist gar nicht so leicht, herauszufinden, welcher Mitarbeiter in welcher Firma bzw. Abteilung arbeitet, welche Kunden in einer bestimmten Region wohnen oder welche E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Betreffs eingetroffen sind. Um das Auffinden von Outlook-Elementen zu erleichtern, die gewisse Kriterien erfüllen – quasi bestimmten Zielgruppen angehören oder in eine bestimmte „Schublade“ passen – können Sie die Outlook-Daten nach beliebigen Gesichtspunkten gruppieren. Bei Kontakten wird z. B. besonders häufig die Gruppierung nach Kategorien, Wohnorten oder Firmen gewünscht, um etwa alle Kontakte aus Köln oder alle Mitarbeiter einer Firma im Blick zu haben.

In Gruppen antreten

Die Gruppierung bietet handfeste Vorteile: Nachdem Outlook den gesamten Datenbestand in die gewünschten Gruppen eingeteilt hat, können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kontakte zum Beispiel in einer bestimmten Firma arbeiten, welche Kunden in Ihrer Nähe wohnen oder wer für welche Aufgaben zuständig ist.

Um die Outlook-Daten zu gruppieren, wechseln Sie in das gewünschte Register, deren Daten Sie gruppieren möchten, beispielsweise in das Kontakt-Register. Wechseln Sie hier zunächst zu einer tabellarischen Ansicht, indem Sie den Befehl „Ansicht -> Aktuelle Ansicht“ aufrufen und eine der tabellarischen Ansichten wählen, beispielsweise die „Telefonliste“. Der Hintergrund: Gruppierungen sind nur in Ansichten möglich, die die Daten in tabellarischer Form darstellen; in der Adreßkarten-Ansicht der Kontakte oder Zeitskala der Journaleinträge können Sie die Daten beispielsweise nicht gruppieren.

Rufen Sie anschließend den Menübefehl „Ansicht -> Gruppieren“ auf. Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie in den einzelnen Listenfeldern bis zu vier Gruppierungskriterien festlegen. Bestimmen Sie zunächst aus der Liste „Verfügbare Felder“, welche Felder in den einzelnen Listenfeldern des Dialogfensters zur Auswahl stehen sollen, beispielsweise „Adressfelder“ oder „Namensfelder“. Öffnen Sie dann das Listenfeld „Elemente gruppieren nach“, und wählen Sie das gewünschte Gruppierungskriterium, beispielsweise „Beginn, Betreff“ oder „Organisation“. Bestimmen Sie zudem, ob Sie die Termine aufsteigend oder absteigend gruppieren möchten.

Auf die gleiche Weise können Sie insgesamt bis zu vier Gruppierungskriterien bestimmen, um Ihre Adressen zum Beispiel primär nach Firmennamen und sekundär nach dem Nachnamen zu gruppieren. Bestimmen Sie abschließend im Listenfeld „Ein- und ausblenden“, wie Outlook die gruppierten Daten darstellen soll. Schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“.

Übersicht ist Trumpf

Microsoft Outlook sortiert Ihre Daten anschließend in die gewünschten Gruppen ein. Die Bedienung der Gruppenansicht ist einfach: Outlook listet zunächst alle Gruppen auf, zum Beispiel alle Kategorien, Organisationen (Firmen) oder Orte, und stellt darunter alle Daten dar, die den jeweiligen Kategorien, Firmen bzw. Orten angehören. Um die Übersicht zu wahren, können Sie einzelne Gruppen ausblenden, indem Sie links neben dem Gruppennamen auf das Minuszeichen klicken. Per Mausklick auf das Pluszeichen bzw. mit dem Befehl „Ansicht -> Gruppen ein-/ausblenden -> Diese Gruppe einblenden“ werden die Mitglieder der jeweiligen Gruppe wieder angezeigt.

Aktuelles Feld inklusive

Übrigens: Wenn das Kontrollkästchen „Feld in Ansicht zeigen“ aktiv ist, bezieht Outlook das jeweilige Feld in die aktuelle Ansicht mit ein. Das erleichtert vor allem bei mehrfachen Gruppierung das Verständnis. Bleibt das Kontrollkästchen deaktiviert, werden die Daten zwar nach dem jeweiligen Kriterium sortiert, das Feld erscheint aber nicht(!) auf dem Bildschirm. 

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