Outlook: Protokoll-Funktion für Gesprächsnotizen oder andere Informationen einsetzen

Ob am heimischen PC oder am Arbeitsplatz, meist ist Outlook die erste Wahl für die Verwaltung von Kontaktdaten. Zudem enthält der E-Mail-Client viele nützliche Features und oftmals unbekannte Zusatzfunktionen. Zu diesen, wenig beachteten Tools, gehört auch die Journal-Funktion.

Mit ihr kann man Informationen zu einem Outlook-Kontakt erfassen oder auch einen Gesprächsverlauf protokollieren. Ebenfalls vorhanden ist eine Zeiterfassung, mit der man die Gesprächsdauer und kundenbezogene Tätigkeiten zeitlich messen kann.

Die Journalfunktion wird in Outlook mit der Tastenkombination [Strg][8] gestartet. Um Zeiten zu protokollieren, klickst du auf  Zeitmessung starten und auf Zeitgeber anhalten, wenn das Gespräch oder die Tätigkeit beendet ist. Dann tippst du einen Betreff und die kontaktierte Firma /Gesprächspartner ein. Damit sind die wichtigsten Informationen angelegt. Dann nur noch die benötigten Informationen eingeben und die Notiz speichern, fertig.

Das angefertigte Journal kann nun zu Abrechnungszwecken oder zur Weiterbearbeitung durch andere Personen oder Kollegen per E-Mail weitergeleitet werden.

Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *