Outlook: Terminserien anlegen

Sicherlich kommen in Ihrem Alltag regelmäßig wiederkehrende Termine oder Ereignisse vor, wie beispielsweise die Putzfrau, die jeden Freitag das Büro wischt, die Montagsbesprechung im Konferenzraum, der jährliche Geburtstag der Freundin oder das Kaffekränzchen am ersten Wochenende des Monats.

Alle regelmäßigen Termine manuell einzutragen, würde sicherlich zur Sisyphusarbeit ausarten. Daher bietet Outlook die Möglichkeit, sogenannte Terminserien zu definieren. Das Prinzip ist einfach: Sie geben den ersten Termin ein und teilen Outlook nur noch mit, in welchen regelmäßigen Abständen und über welchen Zeitraum hinweg der Termin oder das Ereignis stattfindet. Outlook überträgt daraufhin automatisch alle Termine der Terminserie in den Kalender.

Netter Nebeneffekt: Wenn Sie im Kontaktregister bei einem Kontakt Geburtsdatum oder Jahrestag eintragen, erzeugt Outlook daraus automatisch eine Terminserie: ein jährliches Ereignis.

Eine Terminserie unterscheidet sich kaum von normalen Terminen. Sie brauchen Outlook lediglich das Intervall für die Serie mitzuteilen. Um eine neue Terminserie zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in das Terminregister von Outlook, indem Sie in der Outlook-Leiste auf Kalender klicken.

2. Erzeugen Sie anschließend – wie oben bereits beschrieben – den gewünschten Starttermin oder das Startereignis. Dies sollte praktisch der erste Termin bzw. das erste Ereignis der Serie sein. Wichtig: Lassen Sie das Dialogfenster Termin geöffnet.

Möchten Sie anstelle eines Termins ein wiederkehrendes Ereignis einrichten, beispielsweise einen Geburts- oder Jahrestag, so aktivieren Sie im Dialogfenster Termin das Kontrollkästchen Ganztätig.

3. Sobald Sie die gewünschten Informationen für den Starttermin eingegeben haben (Betreff, Erinnerung, Status, Zeit, Notizen usw.), klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Serientyp oder rufen den Menübefehl Aktionen > Serientyp auf.

4. Im nachfolgenden Dialogfenster definieren Sie das Zeitintervall der Serie. Im Feld Termin erkennen Sie zunächst die Anfangs- und Endzeit, die Sie möglicherweise schon im Dialogfenster Termin gewählt haben. Auf Wunsch können Sie hier die Anfangs- und Endzeit noch einmal korrigieren. Anstatt nun auch die Endzeit festzulegen, können Sie rechts im Feld Dauer auch die Dauer des Termins wählen bzw. eingeben und somit die Endzeit automatisch berechnen lassen.

5. Im Feld Serienfolge definieren Sie das Zeitintervall der Serie. Zunächst entscheiden Sie, ob der Termin bzw. das Ereignis Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich stattfindet. Welche Optionen Ihnen im rechten Teil dieses Feldes zur Verfügung stehen, hängt vom jeweils gewählten Grundmuster (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) ab.

6. Serienmuster Täglich

Wenn Sie sich für das Serienmuster Täglich entscheiden, bestimmen Sie das gewünschte Tagesintervall. Soll der Termin an jedem Tag oder jeden zweiten bzw. dritten Tag stattfinden, markieren Sie die Option Alle x Tage und geben das gewünschte Intervall an. Möchten Sie den Termin an jedem Werktag wiederholen, markieren Sie die Option Jeden Arbeitstag.

3. Serienmuster Wöchentlich

Mithilfe des Serienmusters Wöchentlich bestimmen Sie das gewünschte Wochenintervall. Legen Sie zunächst im Feld Jede/Alle x Wochen am fest, in welchem Intervall Outlook den Termin wiederholen soll, beispielsweise jede Woche (Wert 1). Zudem entscheiden Sie, an welchen Wochentagen der entsprechenden Woche der Termin wiederholt werden soll. Wenn der Termin beispielsweise alle zwei Wochen montags und mittwochs stattfinden soll, geben Sie den Wert 2 ein und kreuzen die Kontrollkästchen Montag und Mittwoch an.

8. Serienmuster Monatlich

Findet ein Termin oder ein Ereignis nur ein- oder mehrmals im Monat statt, können Sie den monatlichen Rhythmus festlegen. Bestimmen Sie zunächst, ob der Termin bzw. das Ereignis an einem ganz bestimmten Datum im Monat (erste Option) oder einem ganz bestimmten Wochentag im Monat stattfindet (zweite Option).

Wenn Sie sich für die erste Option entschieden haben, legen Sie den gewünschten Monatstag (Am x. Tag) sowie das Monatsintervall (jedes x. Monats), z. B. nur jeden zweiten Monat, fest. Falls Sie beispielsweise an jedem 1. des Quartals einen Quartalsbericht erstellen oder Steuerunterlagen abgeben müssen, wählen Sie die Option Am 1. Jeden 3. Monats.

9. Wenn Sie sich für die zweite Option entschieden haben, bestimmen Sie, an welchem Wochentag im Monat und in welchem Monatsintervall der Termin stattfinden soll. Möchten Sie beispielsweise den „langen Samstag“ eintragen, wählen Sie die Option Am ersten Samstag jedes 1. Monats.

10. Serienmuster Jährlich

Haben Sie sich für das Serienmuster Jährlich entschieden, bestimmen Sie zunächst, ob der Termin an einem ganz bestimmten Datum im Jahr (erste Option) oder einem ganz bestimmten Wochentag eines Monats (zweite Option) stattfindet.

Wenn Sie sich für die erste Option entscheiden, geben Sie den gewünschten Tag sowie Monat an, beispielsweise 1. März. Haben Sie sich hingegen für die zweite Option entschieden und findet das Ereignis in einem ganz bestimmten Rhythmus statt, wählen Sie, an welchem Tag/Arbeitstag/Wochenendtag im welchen Monat das Ereignis stattfindet. Möchten Sie beispielsweise den Beginn der Frankfurter Buchmesse eintragen, die jedes Jahr am ersten Mittwoch des Oktobers anfängt, wählen Sie die Option Am ersten Mittwoch im Oktober.

10. Nachdem Sie das gewünschte Serienmuster festgelegt haben, bestimmen Sie im Feld Seriendauer, wie oft bzw. bis zu welchem Datum Outlook die Serie eintragen soll. Legen Sie im Feld Beginn das erste Datum für den Termin bzw. das Ereignis fest. Die Option Endet am legt das Datum für die letzte Wiederholung des Termins bzw. des Ereignisses fest. Diese Option eignet sich für Termine oder Ereignisse, die nach einem bestimmten Datum nicht mehr stattfinden, beispielsweise Termine während einer Messe.

11. Die Option Endet nach x Terminen wiederholt den Termin entsprechend der angegebenen Anzahl. Diese Option eignet sich für kurzzeitige Terminserien, die nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder Ereignissen nicht fortgeführt werden sollen, beispielsweise Projekt-Meetings.

12. Bei der Option Kein Enddatum wiederholt Outlook den Termin unendlich oft. Diese Option eignet sich vor allem für Geburtstage und spezielle Jahrestage.

13. Sobald Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie das Dialogfenster Terminserie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK.

14. Im Dialogfenster Termin erscheint nun anstelle der Beginn- und Ende-Listenfelder das Feld Serie mit einer ausführlichen Beschreibung des Serienintervalls, zum Beispiel Dieser Termin steht an jede 2. Woche am Dienstag und Freitag beginnend am 20.04.99 von 08:00 bis 10:00.

15. Das Dialogfenster Termin schließen Sie ebenfalls mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Speichern und Schließen. Outlook trägt daraufhin die jeweils anfallenden Termine automatisch in Ihr Kalender-Register ein. Terminserien erkennen Sie im Kalenderblatt übrigens sofort anhand des Symbols mit den zwei gebogenen Pfeilen.

3 Comments

  1. S.Escoti 17. Mai 2016
  2. A.H. 28. April 2011
  3. Otmar Witzgall 18. März 2011

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