Outlook: Tricks bei der Eingabe neuer Kontakte und Adresse

Wie hieß noch …? Wo wohnt noch ´mal …? Wie kann ich … per Fax erreichen? Diese und ähnliche Fragen beantwortet die Kontaktliste von Microsoft Outlook – die zentrale Anlaufstelle für alle privaten und geschäftlichen Adressen. Damit die Eingabe neuer Kontakte nicht zur Sisyphusarbeit ausartet, stellt Ihnen Outlook einige nützliche Funktionen zur Verfügung, die das Eingeben neuer Adressen zum Vergnügen machen.

Firmen-Mitarbeiter blitzschnell erfassen

Ein neuer Kontakt ist schnell erstellt: Über den Menübefehl „Datei -> Neu -> Kontakt“ blenden Sie ein neues Kontakt-Dialogfenster ein und können direkt mit der Eingabe beginnen. Der Clou: Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter einer Firma einfügen, die Sie bereits erfaßt haben, brauchen Sie die Firmendaten nicht erneut einzugeben. Statt dessen klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den bereits bestehenden Firmenkontakt und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Neuer Kontakt in dieser Firma“. Die Firmeninformationen trägt Outlook für Sie bereits ein; Sie brauchen lediglich die individuellen Daten des Mitarbeiters zu erfassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Tippfehler und Redundanzen.

Besonders einfach gestaltet sich die Eingabe des Namens und der Adresse. Geben Sie den Namen der Kontaktperson einfach in das Feld neben der Schaltfläche „Voller Name“ ein, zum Beispiel in der Form „Frau Dr. Marianne Schröder“. Sie können auch zwei Namen eingeben und durch das Kaufmanns-Und (&) trennen, etwa „Marianne & Michael Schröder“.

Der Clou: Outlook ordnet die Eingabe automatisch den internen Feldern für Anrede, Vorname und Nachnahme zu. Gleiches gilt für die Adresse: Auch hier brauchen Sie sich keine Sorge um die internen Felder für Straße und Ort zu machen. Tragen Sie die Adresse einfach wie gewohnt in das Eingabefeld ein, Outlook sorgt wie von Geisterhand für die richtige Zuordnung. Wünschen Sie dennoch eine manuelle Zuordnung der Datenfelder, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Voller Name“ bzw. „Adresse“.

Kleinbuchstaben erwünscht?

Wenn Sie den Namen eines Kontakts, einer Firma oder eine übliche Berufsbezeichnung in Kleinbuchstaben eingeben, wandelt Outlook den ersten Buchstaben jedes Wortes automatisch in einen Großbuchstaben um. Möchten Sie die Kleinschreibung beibehalten, setzen Sie den Namen in einfache Anführungszeichen, zum Beispiel in der Form ‘up2day gmbh’.

Ihr Wunsch ist Outlook Befehl

Besonders interessant ist das Listenfeld „Speichern unter“. Hier bestimmt Outlook zunächst automatisch, wo der neue Kontakt in der Kontaktliste auftauchen soll. Standardmäßig richtet sich Outlook an den Nachnamen der Kontaktperson. Sie können aber auch eine andere Einsortierung wählen, indem Sie das Listenfeld öffnen und das gewünschte Kriterium angeben. Haben Sie beispielsweise einen Firmennamen eingetragen, können Sie den Kontakt unterhalb der Firma eingliedern. Der Vorteil: Alle Personen der Firma tauchen in der Kontaktliste untereinander auf. Doch Vorsicht: Wenn Sie den Namen unter dem Firmennamen speichern, können Sie ihn nur unter dem Firmennamen auffinden; den Nachnamen der Kontaktperson suchen Sie in der Kontaktliste vergeblich. Firmennamen, die mit einem Artikel beginnen, zum Beispiel „)Die Tomatenfabrik“, ordnet Outlook übrigens automatisch unter dem nächsten Wort des Namens ein, etwa „Tomatenfabrik, Die“. 

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