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24.02.2000 Home » Outlook

Outlook Verteiler: Wie Sie mehrere E-Mail-Empfänger in einer Verteilerliste zusammenfassen

Die Adreßbücher von Outlook sind eine feine Sache. Beim Verschicken einer elektronischen Nachricht brauchen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht manuell einzutragen, sondern wählen sie bequem per Mausklick aus der Adressenliste aus. Soll die elektronische Botschaft gleich mehrere Empfänger erreichen, kann die manuelle Auswahl der Adressaten jedoch schnell zur Sisyphusarbeit ausarten. Insbesondere, wenn Sie die Nachricht regelmäßig – zum Beispiel jede Woche – an die gleichen Empfänger verschicken.

Für derartige Aufgaben stellt Outlook die sogenannten Verteilerlisten zur Verfügung. In der Verteilerliste können Sie mehrere Empfänger zu einer Gruppe zusammenfassen. Der Vorteil: Beim Versenden einer Nachricht brauchen Sie dann nur noch die jeweilige Gruppe auszuwählen.

Verteiler einrichten

Um mehrere Mail-Empfänger in einer Verteilerliste zusammenzufassen, rufen Sie zunächst den Menübefehl Extras -> Adreßbuch auf. Klicken Sie anschließend auf die erste Schaltfläche der Symbolleiste, oder rufen Sie den Menübefehl Datei -> Neuer Eintrag auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Eintrag Persönliche Verteilerliste, und klicken Sie auf Ok.

Geben Sie in das Feld Name eine Bezeichnung für die Verteilerliste ein, zum Beispiel Buchhaltung oder Projektmanager, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen/entfernen.

Wer ist mit dabei?

Im nachfolgenden Fenster bestimmen Sie, welche E-Mail-Empfänger der Verteilerliste angehören sollen. Fügen Sie die gewünschten Mitglieder in die Liste Persönliche Verteilerliste ein, indem Sie sie markieren und auf die Schaltfläche Mitglieder klicken. Ganz wichtig: Über das Listenfeld Namen anzeigen aus können Sie auf sämtliche Outlook-Adreßbücher zurückgreifen. Somit ist es möglich, Empfänger aus verschiedenen Adreßbüchern in die Verteilerliste aufzunehmen, etwa aus dem persönlichen Adreßbuch, dem Kontakt-Register von Outlook, dem CompuServe-Adreßbuch oder dem Microsoft-Network-Adreßbuch. Sobald Sie alle Mitglieder der Verteilerliste bestimmt haben, schließen Sie die Dialogfenster per Mausklick auf die Schaltfläche Ok.

Outlook speichert die Verteilerlisten im persönlichen Adreßbuch. Um die Verteiler anzuzeigen, wählen Sie aus der Liste Namen anzeigen aus den Eintrag Persönliches Adreßbuch. Im Adreßbuch erkennen Sie die Verteilerlisten sofort anhand eines speziellen Symbols sowie anhand des fett formatierten Namens.

Mail an alle

Eine E-Mail an alle Mitglieder einer Verteilerliste zu schicken, ist eine Sache von wenigen Mausklicks. Klicken Sie im Nachrichtenfenster zunächst auf die Schaltfläche An, um das Dialogfenster Namen auswählen einzublenden. Öffnen Sie die Liste Namen anzeigen aus, und wählen Sie den Listeneintrag Persönliches Adreßbuch. Anschließend können Sie die gewünschte Verteilerliste auswählen, auf die Schaltfläche An klicken und das Dialogfenster wieder schließen. Im Adreßfeld der E-Mail erscheint anschließend lediglich der Name der Verteilerliste, die E-Mail erreicht jedoch jedes einzelne Mitglieder der Liste.

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Autor: Mirko Müller