Es kommt öfters vor, dass E-Mails immer an dieselben Personen gesendet werden müssen. Um Ihnen in diesem Fall die Arbeit zu erleichtern, gibt es in Outlook die Möglichkeit sogenannte Verteilerlisten anzulegen. Dadurch müssen Sie nicht mehr jeden Empfänger einzeln in das Feld Empfänger schreiben, sondern können hier einfach die komplette Verteilerliste eintragen. Die betreffende E-Mail wird dann an alle Mitglieder der jeweiligen Liste gesendet.
Verteilerlisten anlegen
Um eine Verteilerliste zu erstellen, wechseln Sie in Outlook zunächst zu den Kontakten. Wählen Sie hier „Datei | Neu | Verteilerliste“ aus; bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe“. Im Feld „Name“ können Sie der Liste nun einen aussagekräftigen Namen geben, damit Sie diese später bei mehreren Listen sofort finden. Um Kontakte aus dem Adressbuch in die Liste einzufügen, klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“ bzw. „Mitglieder hinzufügen“. Möchten Sie einen Empfänger hinzufügen, der nicht in Ihrem Adressbuch steht dann wählen Sie hierfür „Neu Hinzufügen“ aus. Haben Sie der Liste alle benötigten Adressen zugefügt, dann können Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden. Für den Fall, dass bereits eine Liste mit demselben Namen existiert, legt Outlook einfach eine zweite Verteilerliste an. Sie erkennen Verteilerlisten im Adressbuch ganz einfach am Icon mit den zwei Köpfen.
E-Mail an Verteilerliste schicken
Möchten Sie nun eine E-Mail an die erstellte Verteilerliste senden, klicken Sie in der neuen Mail auf den Button „An“ und wählen die gewünschte Liste aus dem anschließenden Kontaktdialog mit einem Doppelklick aus. Sie haben nun noch die Möglichkeit weitere Empfänger außerhalb der Liste ebenfalls im Feld „An“ einzutragen. Trennen Sie die Eintragungen einfach mit einem Komma oder einem Strichpunkt. Sobald Sie die Mail abschicken, wird der Name der Verteilerlisten durch die darin enthaltenen Empfänger ersetzt.
Sie können einmal erstellte Verteilerlisten jederzeit bearbeiten. Öffnen Sie hierzu einfach die Verteilerliste unter Kontakte mit einem Doppelklick. Nun können Sie durch einen Klick auf „Mitglieder auswählen“ neue Empfänger hinzufügen. Fall Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, können Sie diese mit einem Klick auf „Entfernen“ wieder löschen. Nach Durchführung der gewünschten Änderungen klicken Sie wieder auf „Speichern und Schließen“.