Outlook XP/2003/2007: E-Mails mit sensiblem Inhalt sicher und dauerhaft löschen

Viele E-Mail enthalten sensible Daten, wie zum Beispiel persönliche Daten, Bankverbindungen, Geschäftsberichte. Die Liste dieser sensiblen Daten ist schier endlos. Das Entfernen dieser E-Mails mittels dem Outlook-Ordner „Gelöschte Objekte“ ist nicht sicher genug. Mit verschiedenen Tools, wie einem Hex-Editor, kann man sich noch über die PST-Datei (Personal Store) Zugriff verschaffen. Erst durch Komprimierung des PST-Containers werden die entsprechenden Datenbereiche überschrieben und damit unleserlich gemacht. Je nach Einstellung ist aber die Zeitspanne bis zu der nächsten Komprimierung für Hacker ausreichend, um großen Schaden anzurichten. Outlook ermöglicht mit ein paar einfachen Klicks, diese Komprimierung sofort durchzuführen.

Mit einem zusätzlichen Eintrag in die Registry können Sie Outlook sogar befehlen, den Inhalt von „Gelöschte Objekte“ automatisch beim Beenden des Programms sicher und dauerhaft zu entfernen.

Sofortige Datenkomprimierung:

1. Starten Sie Outlook und wählen in der Menüleiste den Befehl „Datei | Datendateiverwaltung“.

2. Im Dialog „Outlook-Datendateien“ wählen Sie die betreffende PST-Datei aus und klicken auf die Schaltfläche „Einstellungen“.

3. Im nächsten Dialogfenster „Persönliche Ordner“ wählen Sie den Button „Jetzt komprimieren“.

4. Bestätigen Sie den Vorgang mit „OK“.

Je nach Größe und Fragmentierung Ihres Datenbestandes, sowie der Leistung Ihres Computers, kann es ein paar Minuten dauern, bis die Datei komprimiert ist.

Enthält das Dialogfenster „Outlook-Datendateien“ mehrere PST-Dateien, wiederholen Sie mit allen Dateien die Arbeitsschritte zwei und drei.

Automatische Komprimierung beim Beenden von Outlook:

1. Klicken Sie auf „Start | Ausführen“, geben in das Eingabefeld „regedit“ ein und bestätigen mit „OK“.

2. Im Registry-Editor suchen Sie links im Verzeichnisbaum den Eintrag „HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice“.

3. Wählen Sie in diesem Ordner Ihre Office-Version aus:

  • XP       = 10.0
  • 2003 = 11.0
  • 2007 = 12.0

4. Navigieren Sie weiter zum Unterschlüssel „OutlookPST“. Klicken Sie in den rechten Fensterbereich und erzeugen einen neuen Eintrag mit Rechtsklick „Neu | DWORD-Wert“. Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen „PSTNullFreeOnClose“ und bestätigen mit der [Enter] Taste.

5. Öffnen Sie die neue Datei mit einem Doppelklick und ändern den Wert von „0“ auf „1“.

6. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen die Registry. 

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